- Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) (Instructions for Form W-3 (PR)) - Contenido Principal
- Acontecimientos Futuros
- Qu¨¦ Hay de Nuevo
- Presentaci¨®n electr¨®nica de declaraci¨®n.
- Requisitos para los Formularios 499R-2/W-2PR.
- Cambios en formularios y publicaciones para 2024.
- Publicaciones 51, 80 y 179.
- Formulario 941-SS.
- Cambios en la MSRRA.
- Formulario W-3C (PR) se ha actualizado.
- Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actualizado.
- Alivio tributario por desastres.
- Recordatorios
- Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA.
- Informes de salarios denegados por la SSA.
- Impuesto Adicional del Medicare.
- Servicios para empresas por Internet (
- Pagos de indemnizaci¨®n por despido.
- Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).
- Informaci¨®n sobre las obligaciones tributarias estatales para empleadores.
- ?Necesita Ayuda?
- C¨®mo Obtener Formularios y Publicaciones
- Instrucciones Generales
- Prop¨®sito del formulario.
- Qui¨¦n tiene que presentar el Formulario W-3 (PR).
- Empleador de empleados dom¨¦sticos.
- Qui¨¦n puede firmar el Formulario W-3 (PR).
- Cu¨¢ndo se tiene que presentar el formulario.
- Ad¨®nde enviar formularios en papel.
- C¨®mo enviar formularios.
- Presentaci¨®n electr¨®nica (
- Exenci¨®n de presentaci¨®n electr¨®nica.
- C¨®mo hacer correcciones.
- Instrucciones Espec¨ªficas
- Encasillado a: Clase de pagador.
- Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
- Encasillado c: N¨²mero de identificaci¨®n del empleador (EIN).
- Encasillados d y e: Nombre y direcci¨®n del empleador.
- Encasillado f: Otro n¨²mero de identificaci¨®n del empleador usado este a?o.
- Persona de contacto, n¨²mero de tel¨¦fono, n¨²mero de fax y direcci¨®n de
- Encasillados 1 a 4 y 6 a 16.
- Encasillado 13.
- Conciliaci¨®n de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040)
- Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Informaci¨®n y la Ley de Reducci¨®n de Tr¨¢mites
- Future Developments
- What¡¯s New
- Reminders
- Need Help?
- How To Get Forms and Publications
- General Instructions
- Specific Instructions
- Box a: Kind of payer.
- Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR.
- Box c: Employer identification number (EIN).
- Boxes d and e: Employer¡¯s name and address.
- Box f: Other EIN used this year.
- Employer¡¯s contact person, telephone number, fax number, and email address.
- Boxes 1¨C4 and 6¨C16.
- Box 13.
- Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040)
- Privacy Act and Paperwork Reduction Act Notice.
Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) (Instructions for Form W-3 (PR)) (2024)
Transmisi¨®n de Comprobantes de Retenci¨®n (Transmittal of Withholding Statements)
2024
Acontecimientos Futuros
Para obtener la informaci¨®n m¨¢s reciente sobre los acontecimientos relacionados con el Formulario W-3 (PR) y sus instrucciones, como legislaci¨®n promulgada despu¨¦s de que dichos documentos se hayan publicado, visite IRS.gov/FormW3PR.
Formularios, instrucciones y publicaciones en espa?ol.
Para descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones que est¨¢n disponibles en espa?ol, acceda a IRS.gov/SpanishForms.
Qu¨¦ Hay de Nuevo
Presentaci¨®n electr¨®nica de declaraci¨®n.
La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autoriz¨® al Departamento del Tesoro y al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en ingl¨¦s), a emitir reglamentos que disminuyen el l¨ªmite de declaraciones presentadas electr¨®nicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisi¨®n Tributaria 9972), publicada el 23 de febrero de 2023, enmend¨® los reglamentos de la secci¨®n 301.6011-2 para cambiar las reglas de presentaci¨®n electr¨®nica para ciertas declaraciones informativas, incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR.
Requisitos para los Formularios 499R-2/W-2PR.
Los reglamentos bajaron el l¨ªmite para presentar electr¨®nicamente ciertas declaraciones informativas a 10, incluyendo los Formularios 499R-2/W-2PR. Para determinar si usted tiene que presentar sus declaraciones informativas electr¨®nicamente, sume el n¨²mero de declaraciones informativas y el n¨²mero de Formularios 499R-2/W-2PR que tiene que presentar en un a?o natural. Si el total es al menos 10 declaraciones informativas, usted tiene que presentarlas todas electr¨®nicamente. El nuevo umbral de presentaci¨®n se hizo efectivo para declaraciones informativas que se requieren presentar en a?os naturales que comienzan en 2024 (Formularios 499R-2/W-2PR del a?o tributario 2023).
Las declaraciones informativas corregidas se tratan por separado (vea m¨¢s adelante) y no se incluyen al calcular el n¨²mero de declaraciones informativas descritas anteriormente.
Cambios en formularios y publicaciones para 2024.
Ciertos cambios en formularios y publicaciones para 2024 se han incorporado en estas instrucciones seg¨²n se explica a continuaci¨®n.
Publicaciones 51, 80 y 179.
Informaci¨®n espec¨ªfica a la Publicaci¨®n 51, Agricultural Employer¡¯s Tax Guide (Gu¨ªa tributaria para empleadores agropecuarios); la Publicaci¨®n 80, Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Gu¨ªa tributaria federal para empleadores en las Islas V¨ªrgenes Estadounidenses, Guam, la Samoa Estadounidense y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte); y la Publicaci¨®n 179, Gu¨ªa Contributiva Federal para Patronos Puertorrique?os, se ha incluido en la Publicaci¨®n 15 de 2024. Las Publicaciones 51, 80 y 179 no estar¨¢n disponibles despu¨¦s de 2023. La Publicaci¨®n 15 (sp), Gu¨ªa Tributaria para Empleadores, es la nueva publicaci¨®n en espa?ol disponible para empleadores que prefieren espa?ol, ya sea que se encuentren en los Estados Unidos o en cualquiera de los territorios.
Formulario 941-SS.
Comenzando en el primer trimestre de 2024, el Formulario 941-SS, Employer¡¯s QUARTERLY Federal Tax Return (American Samoa, Guam, the Commonwealth of Northern Mariana Islands, and the U.S. Virgin Islands) (Declaraci¨®n del impuesto federal trimestral del empleador (la Samoa Estadounidense, Guam, la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte y las Islas V¨ªrgenes Estadounidenses)), ya no estar¨¢ disponible. Los empleadores en los territorios que presentaban el Formulario 941-SS tienen que presentar el Formulario 941, el cual ha sido adaptado para su uso. Cualquier empleador que prefiera el Formulario 941 y sus instrucciones en espa?ol, est¨¦ localizado en los Estados Unidos o en cualquiera de sus territorios, puede presentar un nuevo Formulario 941 (sp) en espa?ol.
Cambios en la MSRRA.
La secci¨®n 18 de la Veterans Auto and Education Improvement Act of 2022 (P.L. 117-333) (Ley de Mejoras de Autom¨®viles y Educaci¨®n para Veteranos de 2022 (Ley P¨²blica 117-333)), promulgada el 5 de enero de 2023, cambi¨® las reglas de residencia para prop¨®sitos tributarios para c¨®nyuges de un miembro de las Fuerzas Armadas. Los c¨®nyuges (c¨®nyuges civiles) de un miembro de las Fuerzas Armadas ya no necesitan haber tenido la misma residencia tributaria que el miembro de las Fuerzas Armadas antes de trasladarse con el fin de mantener su residencia anterior. Adem¨¢s, para cualquier a?o tributario en que el matrimonio est¨¦ en vigor, miembros de las Fuerzas Armadas y sus c¨®nyuges civiles pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas Armadas, la residencia del c¨®nyuge civil o del puesto permanente donde prestar¨¢ servicio el miembro de las Fuerzas Armadas, independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el c¨®nyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurri¨®. Acceda a Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA) (Ley de Alivio de Residencia para C¨®nyuges de Militares o MSRRA, por sus siglas en ingl¨¦s) para m¨¢s informaci¨®n.
Formulario W-3C (PR) se ha actualizado.
El Formulario W-3C (PR) actualizado se public¨® el 16 de agosto de 2023. Este formulario tiene la fecha de revisi¨®n (Rev. 8-2023) a mano derecha del W-3C (PR) en negrilla. Se hicieron actualizaciones editoriales para alinear el formulario de correcci¨®n con el Formulario W-3 (PR) actual.
Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actualizado.
Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus siglas en ingl¨¦s). Si no ha actualizado sus credenciales desde el 25 de marzo de 2023, tendr¨¢ que actualizar sus credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la presentaci¨®n electr¨®nica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. No podr¨¢ usar los servicios provistos por el BSO sin tener las nuevas credenciales y la autenticaci¨®n para su cuenta. Los nuevos usuarios y actuales deben permitir por lo menos 2 semanas para completar el proceso de registro. Para m¨¢s informaci¨®n, acceda a la p¨¢gina web de la Administraci¨®n del Seguro Social (SSA, por sus siglas en ingl¨¦s) en .
Alivio tributario por desastres.
Se le est¨¢ proveyendo alivio tributario a personas que han sido afectadas por desastres recientes. Si desea m¨¢s informaci¨®n sobre el alivio tributario que hay disponible, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre Espa?ol.
Recordatorios
Fecha de vencimiento para presentar ante la SSA.
La fecha de vencimiento para presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) ante la SSA correspondientes al a?o tributario 2024, es el 31 de enero de 2025, sin tomar en cuenta si usted presenta su formulario en papel o electr¨®nicamente.
Informes de salarios denegados por la SSA.
La SSA denegar¨¢ los informes electr¨®nicos y en papel del Formulario 499R-2/W-2PR bajo las siguientes circunstancias:
-
El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare es menor que el total de los salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social;
-
El impuesto del Seguro Social es mayor que cero; pero hay cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social; y
-
El impuesto del Medicare es mayor que cero; pero hay un total de cero salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare.
Adem¨¢s, los informes electr¨®nicos y en papel de los Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios 499R-2c/W-2cPR correspondientes a empleadores dom¨¦sticos se denegar¨¢n bajo las siguientes circunstancias:
-
El total de salarios y propinas sujetos al impuesto del Seguro Social es menor que las ganancias m¨ªnimas anuales sujetas a la retenci¨®n de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para un empleado dom¨¦stico y
-
Los salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare son menores que las ganancias m¨ªnimas anuales sujetas a la retenci¨®n de los impuestos del Seguro Social y del Medicare para un empleado dom¨¦stico.
Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios, un mensaje de error alertar¨¢ al remitente para que corrija el informe. Si las condiciones descritas anteriormente se encuentran en un informe de salarios en papel, la SSA le notificar¨¢ por correo electr¨®nico o por correo postal sobre la denegaci¨®n del informe a la persona que present¨® dicho informe. Se le pedir¨¢ al empleador que corrija el informe y lo env¨ªe nuevamente a la SSA.
Nota:
No escriba ¡°corrected¡± (corregido) ni ¡°amended¡± (enmendado) en ninguno de los informes presentados de nuevo.
Si es empleador de empleados dom¨¦sticos, vea la Publicaci¨®n 926, Household Employer¡¯s Tax Guide (Gu¨ªa tributaria para empleadores de empleados dom¨¦sticos).
Impuesto Adicional del Medicare.
Adem¨¢s de retener el impuesto del Medicare del 1.45%, un empleador est¨¢ requerido a retener un 0.9% del Impuesto Adicional del Medicare en los salarios o compensaci¨®n conforme a la Federal Insurance Contributions Act (Ley de la Contribuci¨®n Federal al Seguro Social o FICA, por sus siglas en ingl¨¦s) pagados a un empleado en exceso de $200,000 en un a?o natural. Se le requiere al empleador comenzar a retener el Impuesto Adicional del Medicare en el per¨ªodo de paga en el cual le paga salarios o compensaci¨®n en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniendo dicho impuesto hasta el fin del a?o natural. El Impuesto Adicional del Medicare se le impone ¨²nicamente al empleado. No hay porci¨®n correspondiente al empleador del Impuesto Adicional del Medicare. Todo salario o compensaci¨®n sujeto al Impuesto del Medicare est¨¢ sujeto a la retenci¨®n del Impuesto Adicional del Medicare si es pagado en exceso del l¨ªmite de retenci¨®n de $200,000.
Para m¨¢s informaci¨®n sobre el Impuesto Adicional del Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs.
A menos que se indique de otro modo, las referencias al impuesto del Medicare incluyen el Impuesto Adicional del Medicare.
Servicios para empresas por Internet (BSO).
PRECAUCI?N: Servicios para empresas por Internet (BSO) se han actualizado. Se requieren niveles adicionales de seguridad para tener acceso a los servicios para empresas por Internet (BSO, por sus siglas en ingl¨¦s). Si no ha actualizado sus credenciales desde el 25 de marzo de 2023, tendr¨¢ que actualizar sus credenciales lo antes posible para evitar cualquier demora en la presentaci¨®n electr¨®nica de sus Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR. No podr¨¢ usar los servicios provistos por el BSO sin tener las nuevas credenciales y la autenticaci¨®n para su cuenta. Los usuarios nuevos y actuales deben permitir por lo menos 2 semanas para completar el proceso de registro. Para m¨¢s informaci¨®n, acceda a la p¨¢gina web de la SSA en .
La SSA ha mejorado su p¨¢gina web del BSO para facilitar la navegaci¨®n de la p¨¢gina y el proceso de inscripci¨®n. Use los formularios interactivos en l¨ªnea de la p¨¢gina web del BSO para completar, guardar y presentar los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR electr¨®nicamente ante la SSA. El BSO le permite la presentaci¨®n de estos formularios con los gobiernos estatales o locales para distribuir a sus empleados y para guardar en sus registros. El BSO genera el Formulario W-3 (PR) autom¨¢ticamente seg¨²n la informaci¨®n que tenga en sus Formularios 499R-2/W-2PR. Adem¨¢s, puede usar el BSO para subir registros de salarios a la SSA, verificar el estado de informes de salarios que se han presentado previamente y tomar ventaja de otros servicios convenientes disponibles a empleadores y negocios. Visite la p¨¢gina de la SSA, Business Services Online Tutorial (Servicios para empresas por Internet: Instrucciones e informaci¨®n para empleadores), en para m¨¢s informaci¨®n en espa?ol sobre c¨®mo usar el BSO para as¨ª ahorrarle tiempo a su organizaci¨®n. Adem¨¢s, aqu¨ª encontrar¨¢ formularios y publicaciones que se usan para informar los salarios, informaci¨®n sobre c¨®mo verificar los n¨²meros de Seguro Social en l¨ªnea, c¨®mo comunicarse con un representante de servicios al empleador de la SSA y m¨¢s.
Puede ver c¨®mo funciona el BSO viendo las gu¨ªas disponibles en Internet. Acceda a y bajo el t¨ªtulo Enlaces de la gu¨ªa. C¨®mo usar..., seleccione la gu¨ªa que desee ver.
Pagos de indemnizaci¨®n por despido.
Los pagos de indemnizaci¨®n por despido son salarios que est¨¢n sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Tal como se indica en el apartado 15, Reglas Especiales para Varias Clases de Servicios y de Pagos, de la Publicaci¨®n 15, los pagos de indemnizaci¨®n por despido tambi¨¦n est¨¢n sujetos al impuesto conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal de Contribuci¨®n para el Desempleo o FUTA, por sus siglas en ingl¨¦s).
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).
Puede ser que se le requiera informar salarios e impuestos en un formulario distinto al formulario que normalmente utiliza si el empleado reclama residencia o domicilio conforme a la MSRRA en una jurisdicci¨®n distinta en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia, la Samoa Estadounidense, la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte, Guam, Puerto Rico o las Islas V¨ªrgenes Estadounidenses.
La MSRRA le provee la oportunidad al c¨®nyuge que no es miembro de las Fuerzas Armadas (c¨®nyuge civil) de un miembro de las Fuerzas Armadas que presta servicio activo, de conservar su residencia o domicilio previo para prop¨®sitos tributarios (domicilio tributario) cuando acompa?a a su c¨®nyuge militar, el cual se est¨¢ trasladando conforme a nuevas ¨®rdenes militares, a un nuevo local donde prestar¨¢ servicios militares en uno de los 50 estados, el Distrito de Columbia o un territorio estadounidense.
Por ejemplo, si un c¨®nyuge civil trabaja en Puerto Rico pero reclama propiamente domicilio tributario en uno de los 50 estados conforme a la MSRRA, sus ingresos por prestar servicios no ser¨ªan considerados como ingresos sujetos a impuesto para prop¨®sitos de las tributaciones puertorrique?as. Los impuestos federales sobre los ingresos deben ser retenidos y enviados al IRS. Los impuestos estatales y locales sobre los ingresos pueden tener que retenerse y ser enviados a las autoridades estatales y locales pertinentes. Consulte con las autoridades tributarias estatales, locales o territoriales estadounidenses en relaci¨®n con sus obligaciones retentivas conforme a la MSRRA.
Sin embargo, para cualquier a?o tributario en que el matrimonio est¨¦ en vigor, el miembro de las Fuerzas Armadas y el c¨®nyuge civil pueden elegir usar la residencia del miembro de las Fuerzas Armadas, la residencia del c¨®nyuge civil o del puesto permanente donde prestar¨¢ servicio el miembro de las Fuerzas Armadas para pr¨®positos tributarios, independientemente de la fecha en que el matrimonio entre el c¨®nyuge y el miembro de las Fuerzas Armadas ocurri¨®.
En el ejemplo proporcionado anteriormente, al c¨®nyuge se le permitir¨ªa elegir usar la misma residencia que el miembro de las Fuerzas Armadas o el puesto permanente donde prestar¨¢ servicio el miembro de las Fuerzas Armadas.
Informaci¨®n sobre las obligaciones tributarias estatales para empleadores.
Si es un empleador de Puerto Rico, comun¨ªquese con el Departamento de Hacienda de Puerto Rico enviando un mensaje a trav¨¦s de su cuenta en el Sistema Unificado de Rentas Internas (SURI) o llamando al 787-622-0123 y marcando la opci¨®n 5. Puede enviar correspondencia a:
Departamento de Hacienda de Puerto RicoP.O. Box 9024140
San Juan, PR 00902-4140
Para localizar su Centro de Servicio del Departamento de Hacienda m¨¢s cercano, visite y pulse sobre el enlace °ä´Ç²Ô³Ù¨¢³¦³Ù±ð²Ô´Ç²õ.
?Necesita Ayuda?
Ayuda con la presentaci¨®n electr¨®nica.
Si tiene preguntas sobre c¨®mo inscribirse o usar el BSO, llame al 800-772-6270 (o al 800-325-0778 (para usuarios de equipo TTY)) (libre de cargos) para hablar con un t¨¦cnico de informaci¨®n para empleadores en la SSA. Las horas de operaci¨®n son de lunes a viernes, de 7:00 a.m. a 5:30 p.m., horario del Este. Tambi¨¦n puede escribir a [email protected] para recibir asistencia. Si usted enfrenta problemas usando cualquiera de los servicios del BSO, llame al 888-772-2970 (libre de cargos) para hablar con un operador de sistemas en la oficina de apoyo t¨¦cnico de la SSA. Para hablar con el Employer Services Liaison Officer (Oficial de enlace de los servicios para empleadores o ESLO, por sus siglas en ingl¨¦s) para Puerto Rico, llame al 212-264-3455 (no es un n¨²mero libre de cargos).
Informaci¨®n del impuesto sobre la n¨®mina.
Informaci¨®n detallada del impuesto sobre la n¨®mina se encuentra en los siguientes productos:
-
Publicaci¨®n 15, Gu¨ªa Tributaria para Empleadores;
-
Publicaci¨®n 15-A, Employer¡¯s Supplemental Tax Guide (Gu¨ªa tributaria suplementaria para empleadores);
-
Publicaci¨®n 15-B, Employer¡¯s Tax Guide to Fringe Benefits (Gu¨ªa tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias);
-
Publicaci¨®n 926, Household Employer¡¯s Tax Guide (Gu¨ªa tributaria para empleadores de empleados dom¨¦sticos); y
-
Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Dom¨¦sticos (y sus instrucciones).
Tambi¨¦n puede obtener m¨¢s informaci¨®n sobre los impuestos sobre la n¨®mina llamando al 800-829-4933 o accediendo a IRS.gov/es/businesses/small-businesses-self-employed/employment-taxes.
C¨®mo Obtener Formularios y Publicaciones
Internet.
Puede acceder al sitio web del IRS los 7 d¨ªas de la semana, las 24 horas al d¨ªa, para:
-
Descargar (bajar), ver y pedir formularios, instrucciones y publicaciones tributarias;
-
Buscar informaci¨®n en l¨ªnea para sus preguntas sobre impuestos;
-
Ver respuestas sobre preguntas tributarias que se hacen con frecuencia;
-
Hacer b¨²squedas de publicaciones por tema o por palabra clave;
-
Ver los Internal Revenue Bulletins (Boletines de Impuestos Internos) que se han publicado en a?os recientes;
-
Inscribirse para recibir noticias locales y nacionales sobre impuestos por medio de correo electr¨®nico; y
-
Ver Temas Tributarios que le proveer¨¢n informaci¨®n sobre los impuestos sobre la n¨®mina y otra informaci¨®n tributaria para los residentes de Puerto Rico. Si desea informaci¨®n sobre estos temas, visite IRS.gov/TaxTopics y pulse sobre Espa?ol. Busque los temas de la serie ¡°900¡±, los cuales proveen informaci¨®n para residentes de Puerto Rico.
No puede presentar Formularios W-3 (PR) que imprima de IRS.gov ante la SSA. La SSA acepta solamente informes presentados electr¨®nicamente y las versiones oficiales en tinta roja (o versiones sustitutivas aprobadas) del Formulario W-3 (PR). Si desea informaci¨®n sobre la presentaci¨®n electr¨®nica, vea Presentaci¨®n electr¨®nica (e-file), m¨¢s adelante.
En persona.
Puede hacer cita para visitar nuestros Centros de Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en ingl¨¦s) ubicados en las siguientes direcciones:
City View Plaza II Bldg.48 Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000 DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969 Boulevard Plaza
3 Nicanor V¨¢zquez Suite 220
Humacao, PR 00791 Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
Mayag¨¹ez, PR 00680 Business Unit
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921 Para hacer cita en cualquiera de las oficinas, puede llamar al n¨²mero844-545-5640. El horario de las oficinas es de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 4:30 p.m.
Instrucciones Generales
Prop¨®sito del formulario.
Se usa el Formulario W-3 (PR) para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR a la SSA. Aseg¨²rese de completar un Formulario W-3 (PR) para el a?o correcto y de guardar una copia del Formulario W-3 (PR) en sus registros.
El Formulario W-3 (PR) no se usa para cumplir con los requisitos de presentaci¨®n ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Para m¨¢s informaci¨®n sobre los requisitos de presentaci¨®n ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite .
No use estos formularios para declarar salarios sujetos a la retenci¨®n de impuestos federales sobre los ingresos. Si declara dicha clase de salarios, use el Formulario W-2 y el Formulario W-3 para declarar la retenci¨®n de impuestos federales sobre los ingresos, adem¨¢s de cualquier otro impuesto sobre la n¨®mina correspondiente. Vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para m¨¢s informaci¨®n sobre c¨®mo declarar ingresos sujetos a impuestos federales sobre los ingresos.
Qui¨¦n tiene que presentar el Formulario W-3 (PR).
Los empleadores y otros pagadores tienen que presentar el Formulario W-3 (PR) para transmitir Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA.
Empleador de empleados dom¨¦sticos.
Tiene que presentar un Formulario W-3 (PR) aun si presenta un Formulario 499R-2/W-2PR para un solo empleado dom¨¦stico. Marque el recuadro ¡°Dom¨¦stico¡± en el encasillado a del Formulario W-3 (PR). Para m¨¢s informaci¨®n, vea el Anexo H (Formulario 1040) y las instrucciones por separado. Tiene que tener un n¨²mero de identificaci¨®n del empleador (EIN, por sus siglas en ingl¨¦s). Vea Encasillado c: N¨²mero de identificaci¨®n del empleador (EIN), m¨¢s adelante.
Qui¨¦n puede firmar el Formulario W-3 (PR).
Un transmisor o remitente (incluyendo una agencia de servicios, un agente declarante, un agente pagador o un agente de desembolsos) puede firmar el Formulario W-3 (PR) (o usar su n¨²mero de identificaci¨®n personal (PIN, por sus siglas en ingl¨¦s) en las presentaciones electr¨®nicas) en nombre del empleador o del pagador s¨®lo si el remitente satisface los dos siguientes puntos:
-
Est¨¢ autorizado a firmar conforme a un acuerdo de agencia (ya sea verbal, por escrito o impl¨ªcito) v¨¢lido conforme a la ley estatal y
-
Escribe ¡°Por (nombre del pagador)¡± junto a la firma (s¨®lo para los Formularios W-3 (PR) que se presentan en papel).
El usar un agente declarante u otro tercero proveedor de servicio de n¨®mina no exime al empleador de su responsabilidad de asegurar que los Formularios 499R-2/W-2PR sean distribuidos a los empleados y que los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) sean presentados ante la SSA correctamente y a tiempo.
Si un remitente autorizado firma por el pagador, ¨¦ste ¨²ltimo es responsable de presentar ante la SSA para la fecha de vencimiento un Formulario W-3 (PR) correcto y completo con los Formularios 499R-2/W-2PR correspondientes y est¨¢ sujeto a toda multa que resulte por no haber cumplido con dichos requisitos. Aseg¨²rese de que el nombre y el EIN sean los mismos que aparecen en el Formulario 941, Declaraci¨®n del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador; el Formulario 943, Declaraci¨®n del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios; el Formulario 944, Declaraci¨®n del Impuesto Federal ANUAL del Empleador; o el Anexo H (Formulario 1040), Impuestos sobre el Empleo de Empleados Dom¨¦sticos, presentados por el empleador o en nombre del empleador.
Cu¨¢ndo se tiene que presentar el formulario.
Si presenta por medio de papel o electr¨®nicamente, tiene que presentar el Formulario 499R-2/W-2PR con el Formulario W-3 (PR) a m¨¢s tardar el 31 de enero de 2025 ante la SSA. Quiz¨¢s tenga que pagar una multa por cada Formulario 499R-2/W-2PR que presente fuera de plazo.
Nota:
Consulte con el Departamento de Hacienda para obtener las fechas de presentaci¨®n de las declaraciones informativas puertorrique?as.
Ad¨®nde enviar formularios en papel.
Env¨ªe el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR con la p¨¢gina entera del Formulario W-3 (PR) a:
| Si env¨ªa su Formulario W-3 (PR) a trav¨¦s de... | Entonces env¨ªelo a la siguiente direcci¨®n: |
|---|---|
| Correo regular | Social Security Administration Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 |
| Correo certificado | Social Security Administration Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0002 |
| Un servicio de entrega privado aprobado por el IRS | Social Security Administration Direct Operations Center Attn: W-2 Process 1150 E. Mountain Dr. Wilkes-Barre, PA 18702-7997 |
Visite IRS.gov/PDS para obtener una lista de servicios de entrega privados aprobados por el IRS.
No env¨ªe efectivo, cheques, giros ni otras clases de pagos con los Formularios 499R-2/W-2PR ni los Formularios W-3 (PR) que env¨ªe a la SSA. Los formularios de impuestos sobre la n¨®mina (por ejemplo, Formularios 941, 943 o 944) y los pagos correspondientes a estos formularios se tienen que enviar al IRS.
Si tiene que presentar 10 o m¨¢s Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que presentarlos usando medios electr¨®nicos. Vea Presentaci¨®n electr¨®nica (e-file), m¨¢s adelante.
C¨®mo enviar formularios.
Prepare y presente los Formularios 499R-2/W-2PR en orden alfab¨¦tico por el apellido del empleado o en orden num¨¦rico por el n¨²mero de Seguro Social del empleado. No use cinta adhesiva ni engrape el Formulario W-3 (PR) al (a los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR, ni engrape ni adhiera los formularios 499R-2/W-2PR entre s¨ª. Aseg¨²rese de no doblar dichos formularios. Env¨ªelos a la SSA en un sobre est¨¢ndar. Si presenta m¨¢s de una clase de formulario para los impuestos sobre la n¨®mina, presente todos los Formularios 499R-2/W-2PR de la misma clase junto con un Formulario W-3 (PR) por separado para cada clase de formulario en cuesti¨®n y env¨ªelos cada uno en grupos por separado. No imprima los Formularios 499R-2/W-2PR con la configuraci¨®n para imprimir en ambas caras del papel.
Presentaci¨®n electr¨®nica (e-file).
La SSA le recomienda a todos los empleadores presentar electr¨®nicamente. La presentaci¨®n electr¨®nica le puede ahorrar tiempo y esfuerzo y asegura la precisi¨®n en los documentos. Si tiene que presentar 10 o m¨¢s Formularios 499R-2/W-2PR ante la SSA, tiene que presentarlos usando medios electr¨®nicos. Usted puede incurrir en una multa si no presenta los formularios por medios electr¨®nicos cuando se requiera que lo haga.
La Taxpayer First Act of 2019 (Ley de Contribuyente Primero de 2019), promulgada el 1 de julio de 2019, autoriz¨® al Departamento del Tesoro y al IRS a emitir reglamentos que disminuyen el l¨ªmite de declaraciones presentadas electr¨®nicamente. La Treasury Decision 9972 (Decisi¨®n Tributaria 9972) publicada el 23 de febrero de 2023, enmend¨® los reglamentos de la secci¨®n 301.6011-2 para cambiar las reglas de presentaci¨®n electr¨®nica para el Formulario W-3 (PR).
La p¨¢gina web del BSO de la SSA hace que la presentaci¨®n electr¨®nica sea f¨¢cil al proveer dos maneras para presentar el Formulario 499R-2/W-2PR y el Formulario W-3 (PR).
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Si necesita presentar 50 o menos Formularios 499R-2/W-2PR o 25 o menos Formularios 499R-2c/W-2cPR, puede usar el BSO para crearlos en Internet. El BSO le gu¨ªa sobre el proceso de c¨®mo crear Formularios 499R-2/W-2PR o Formularios 499R-2c/W-2cPR, c¨®mo guardarlos e imprimirlos y c¨®mo enviarlos a la SSA cuando est¨¦ listo. Usted no tiene que esperar hasta que haya transmitido los Formularios 499R-2/W-2PR y 499R-2c/W-2cPR a la SSA antes de imprimir copias para sus empleados. El BSO genera el Formulario W-3 (PR) o W-3C (PR) autom¨¢ticamente seg¨²n los Formularios 499R-2/W-2PR o 499R-2c/W-2cPR que est¨¦ transmitiendo.
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Si necesita presentar m¨¢s de 50 Formularios 499R-2/W-2PR o m¨¢s de 25 Formularios 499R-2c/W-2cPR, la opci¨®n Carga de archivos de salarios del BSO podr¨ªa ser la mejor opci¨®n de presentaci¨®n electr¨®nica para su negocio u organizaci¨®n. Para obtener las especificaciones de formato de archivos para utilizar esta opci¨®n, visite el sitio web de la SSA titulado Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e informaci¨®n para empleadores sobre la presentaci¨®n de Formularios W-2), en . Seleccione Publications & Forms (Publicaciones y formularios); pulse sobre el enlace Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) (Especificaciones para la presentaci¨®n electr¨®nica de Formularios W-2 y W-2c), y luego seleccione el documento correspondiente. Esta informaci¨®n tambi¨¦n est¨¢ disponible llamando libre de cargos al Centro de Servicio para la Declaraci¨®n de Empleadores al 800-772-6270 (800-325-0778, si es usuario de equipo TTY).
Si presenta los formularios por medios electr¨®nicos, no presente las mismas declaraciones informativas en papel.
Para m¨¢s informaci¨®n sobre la presentaci¨®n electr¨®nica de Formularios 499R-2/W-2PR y Formularios W-3 (PR) ante la SSA, visite la p¨¢gina de la SSA titulada Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e informaci¨®n para empleadores sobre la presentaci¨®n de Formularios W-2) en .
El sistema Presentaci¨®n electr¨®nica (e-file) ofrecido por la SSA en su p¨¢gina web del BSO es un sistema independiente del sistema de presentaci¨®n electr¨®nica para empleadores y agentes retenedores ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Para informaci¨®n sobre los requisitos de presentaci¨®n electr¨®nica de formularios ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico, visite .
Exenci¨®n de presentaci¨®n electr¨®nica.
Si usted tiene el requisito de presentar electr¨®nicamente, puede solicitar una exenci¨®n de presentar declaraciones informativas por medios electr¨®nicos completando el Formulario 8508, Application for a Waiver from Electronic Filing of Information Returns (Solicitud para la exenci¨®n de la presentaci¨®n de declaraciones informativas por medios electr¨®nicos). Presente el Formulario 8508 ante el IRS por lo menos 45 d¨ªas antes de la fecha de vencimiento para la presentaci¨®n del Formulario 499R-2/W-2PR. Vea el Formulario 8508 para informaci¨®n sobre la presentaci¨®n de este formulario.
C¨®mo hacer correcciones.
Use el Formulario W-3C (PR), Transmisi¨®n de Comprobantes de Retenci¨®n Corregidos, para enviar el Formulario 499R-2c/W-2cPR, Correcci¨®n al Comprobante de Retenci¨®n, o para hacer correcciones a un Formulario W-3 (PR) presentado anteriormente ante la SSA. Para m¨¢s detalles sobre c¨®mo corregir un Formulario W-3 (PR) utilizando el Formulario W-3C (PR), vea las Instrucciones para el Formulario W-3C (PR).
Vea las instrucciones para el Formulario 499R-2c/W-2cPR para informaci¨®n sobre c¨®mo cumplir con los requisitos de presentaci¨®n ante el Departamento de Hacienda de Puerto Rico.
Instrucciones Espec¨ªficas
Ciertas leyes promulgadas en Puerto Rico que proveen exenciones para los impuestos estatales puertorrique?os sobre los ingresos no corresponden a los impuestos federales estadounidenses sobre los ingresos, incluyendo los impuestos sobre la n¨®mina. Estas exenciones no se pueden tomar en cuenta al completar declaraciones federales estadounidenses de impuestos personales y de impuestos sobre la n¨®mina.
El Formulario W-3 (PR) es le¨ªdo por m¨¢quinas; por lo tanto, escriba a m¨¢quina, si es posible, o escriba con letra de imprenta bien oscura. Env¨ªe la p¨¢gina entera del Formulario W-3 (PR) junto con el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR. Para anotar las cifras en d¨®lares, omita el signo de d¨®lar ($) y la coma, pero no omita el punto decimal (00000.00).
Las cantidades declaradas en formularios relacionados con los impuestos sobre la n¨®mina (tales como los Formularios 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040)) deben coincidir con las cantidades declaradas en los encasillados pertinentes del Formulario W-3 (PR). Si hay diferencias, el IRS y la SSA podr¨ªan comunicarse con usted. Conserve su informaci¨®n de conciliaci¨®n para futura referencia. Vea Conciliaci¨®n de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040), m¨¢s adelante.
Encasillado a: Clase de pagador.
Marque el recuadro que le corresponda. Marque s¨®lo un recuadro (vea Comp. por enferm. de tercero pagador, m¨¢s adelante, para una excepci¨®n). Si le corresponden dos o m¨¢s recuadros (a menos que sea ¡°compensaci¨®n por enfermedad pagada por un tercero pagador¡±), env¨ªe cada clase de Formulario 499R-2/W-2PR con un Formulario W-3 (PR) por separado.
941.
Marque este recuadro si presenta el Formulario 941 y no le corresponde ninguna otra categor¨ªa (a menos que sea ¡°compensaci¨®n por enfermedad pagada por un tercero pagador¡±). Una iglesia o una organizaci¨®n con fines religiosos deber¨¢ marcar este recuadro aunque no est¨¦ obligada a presentar el Formulario 941 o el Formulario 944. Tambi¨¦n marcar¨ªa este recuadro si en 2024 notifica oportunamente al IRS que va a presentar por primera vez el Formulario 941 en vez del Formulario 944. Para m¨¢s informaci¨®n sobre esto, consulte las Instrucciones para el Formulario 941 o las Instrucciones para el Formulario 944.
943.
Marque este recuadro si usted es empleador agropecuario y presenta el Formulario 943 y env¨ªa el (los) Formulario(s) 499R-2/W-2PR para empleados agropecuarios. Para empleados no agropecuarios, env¨ªe los Formularios 499R-2/W-2PR de ¨¦stos con otro Formulario W-3 (PR), marcando el recuadro correspondiente.
944.
Marque este recuadro si usted presenta el Formulario 944 y no corresponde otra categor¨ªa (a menos que sea ¡°compensaci¨®n por enfermedad pagada por un tercero pagador¡±).
¶Ù´Ç³¾¨¦²õ³Ù¾±³¦´Ç.
Marque este recuadro si usted es un empleador de empleados dom¨¦sticos que env¨ªa el Formulario 499R-2/W-2PR para empleados dom¨¦sticos y no incluy¨® los impuestos de empleados dom¨¦sticos en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944.
Comp. por enferm. de tercero pagador.
Marque este recuadro si usted es un tercero pagador de compensaci¨®n por enfermedad (o declara pagos de compensaci¨®n por enfermedad hechos por un tercero pagador) que presenta el Formulario 499R-2/W-2PR con compensaci¨®n declarada en el encasillado 7 (¡°Sueldos¡±). No marque este recuadro si el tercero pagador presenta el Formulario 499R-2/W-2PR y usted solamente presenta un formulario de resumen (en el Formulario 8922; vea la Publicaci¨®n 15-A para m¨¢s detalles). Si le corresponde m¨¢s de un recuadro (por ejemplo, ¨¦ste y el que es para el Formulario 941), marque ambos recuadros y presente un solo Formulario W-3 (PR) tanto para el Formulario 499R-2/W-2PR regular como para el Formulario 499R-2/W-2PR correspondiente a un tercero pagador de compensaci¨®n por enfermedad.
Encasillado b: Total de Formularios 499R-2/W-2PR adjuntos.
Anote el n¨²mero de Formularios 499R-2/W-2PR individuales completados que env¨ªa con este Formulario W-3 (PR). No incluya los Formularios 499R-2/W-2PR nulos.
Encasillado c: N¨²mero de identificaci¨®n del empleador (EIN).
Anote el n¨²mero de nueve d¨ªgitos asignado a usted por el IRS. Tiene que escribirlo de esta manera: 00-0000000. El EIN que anote tiene que ser el mismo que aparece en su Formulario 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040). Vea las secciones 31.6051-1(a)(1)(i)(A) y 301.6109-4(b)(2)(iv) del Reglamento. No use el EIN de un propietario anterior. Un EIN no puede estar truncado (con cada uno de los cinco primeros d¨ªgitos del n¨²mero de nueve d¨ªgitos sustituido con un asterisco (*) o con una X).
Si usted no tiene un EIN al presentar su Formulario W-3 (PR), escriba ¡°Applied For¡± (Solicitado) en el encasillado c; no escriba su n¨²mero de Seguro Social (SSN, por sus siglas en ingl¨¦s). Puede obtener un EIN solicit¨¢ndolo por Internet en IRS.gov/EIN (pulse sobre Espa?ol) o enviando el Formulario SS-4, Solicitud de N¨²mero de Identificaci¨®n del Empleador (EIN), por correo o por fax al IRS.
Encasillados d y e: Nombre y direcci¨®n del empleador.
Anote el nombre del empleador (el mismo nombre que figura en sus Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040)), n¨²mero y calle, ciudad, estado y c¨®digo postal (ZIP, por sus siglas en ingl¨¦s).
Encasillado f: Otro n¨²mero de identificaci¨®n del empleador usado este a?o.
Si ha usado un EIN (incluyendo el n¨²mero de un due?o anterior) en el Formulario 941, 943 o 944 presentado para el a?o 2024, el cual es distinto al EIN anotado en el encasillado c del Formulario W-3 (PR), anote aqu¨ª el otro EIN que us¨®. Normalmente, los agentes del empleador anotan el EIN del empleador en el encasillado f. Si un agente declara en nombre de m¨¢s de un empleador, deje el encasillado f en blanco.
Persona de contacto, n¨²mero de tel¨¦fono, n¨²mero de fax y direcci¨®n de email del empleador.
Facilite esta informaci¨®n para que la pueda usar la SSA si surge cualquier duda durante la tramitaci¨®n del formulario. Necesita proveer el nombre de la persona con quien nos podamos comunicar si hubiera alguna pregunta con respecto al formulario al momento de tramitarse. El n¨²mero de tel¨¦fono, n¨²mero de fax y direcci¨®n de correo electr¨®nico (email) que se solicitan son del empleador. La SSA notificar¨¢ al empleador por correo electr¨®nico o postal para que corrija y vuelva a presentar los informes a partir de la informaci¨®n facilitada en el Formulario W-3 (PR).
Los proveedores de servicios de n¨®mina deben anotar la informaci¨®n de su cliente en esos espacios.
Encasillados 1 a 4 y 6 a 16.
Anote las cantidades de los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR que env¨ªe con este Formulario W-3 (PR).
Encasillado 13.
Adem¨¢s de incluir la retenci¨®n del impuesto del Medicare, tambi¨¦n incluya en este encasillado la cantidad total de la retenci¨®n del Impuesto Adicional del Medicare, si la hay. Si desea m¨¢s informaci¨®n sobre el Impuesto Adicional del Medicare, vea Questions and Answers for the Additional Medicare Tax (Preguntas y respuestas sobre el Impuesto Adicional del Medicare), disponible en IRS.gov/ADMTfaqs.
Conciliaci¨®n de los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040)
Concilie las cantidades indicadas en los encasillados 10, 12a y 14 de todo Formulario W-3 (PR) para el a?o 2024 con las cantidades correspondientes totales para el a?o indicadas en los Formularios 941 trimestrales o los Formularios 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040) anuales. Cuando surgen diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) presentados ante la SSA y los Formularios 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040) presentados ante el IRS, tenemos que comunicarnos con usted para resolver tales diferencias.
Para reducir las diferencias entre las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR) y los Formularios 941, 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040):
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Aseg¨²rese de que las cantidades declaradas en el Formulario W-3 (PR) para el a?o 2024 sean los totales correspondientes de los Formularios 499R-2/W-2PR.
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Se deben conciliar, por medio de comparaci¨®n, las cantidades declaradas en el Formulario W-3 (PR) con las cantidades declaradas en las l¨ªneas correspondientes de los Formularios 941 trimestrales (o los Formularios 943, 944 y el Anexo H (Formulario 1040) anuales) en las siguientes partidas:
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Los salarios sujetos al impuesto del Seguro Social, salarios y propinas sujetos al impuesto del Medicare y las propinas sujetas al impuesto del Seguro Social (encasillados 10, 12a y 14). El Formulario W-3 (PR) debe incluir los ajustes que se declararon en los Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) s¨®lo del a?o actual. Si los ajustes declarados en los Formularios 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) incluyen cantidades correspondientes a un a?o anterior, no declare esos ajustes correspondientes a un a?o anterior en los Formularios 499R-2/W-2PR y W-3 (PR) del a?o actual.
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Los impuestos del Seguro Social y del Medicare (encasillados 11 y 13). Las cantidades indicadas en los Formularios 941 trimestrales (o los Formularios 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) anuales), que incluyen los ajustes del a?o actual, deben ser aproximadamente el doble de las cantidades indicadas en el Formulario W-3 (PR).
Las cantidades declaradas en los Formularios 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944 o el Anexo H (Formulario 1040) a veces no concuerdan por razones v¨¢lidas. Si no concuerdan, usted deber¨¢ verificar que las razones sean v¨¢lidas. Conserve su conciliaci¨®n en caso de que el IRS o la SSA tenga dudas relativas a dichos formularios.
Aviso sobre la Ley de Confidencialidad de Informaci¨®n y la Ley de Reducci¨®n de Tr¨¢mites
Solicitamos la informaci¨®n requerida en el Formulario W-3 (PR) para cumplir con las leyes que regulan la recaudaci¨®n de los impuestos internos de los Estados Unidos. La necesitamos para calcular y cobrar la cantidad correcta de impuesto. La secci¨®n 6051 y su reglamentaci¨®n correspondiente requieren que usted provea copias del formulario de retenci¨®n a sus empleados, a la Administraci¨®n del Seguro Social y al Servicio de Impuestos Internos. La secci¨®n 6109 requiere que usted incluya su n¨²mero de identificaci¨®n del empleador (EIN). Si no nos provee esta informaci¨®n de manera oportuna o si nos provee informaci¨®n err¨®nea o fraudulenta, podr¨ªa estar sujeto a multas.
Usted no est¨¢ obligado a facilitar la informaci¨®n solicitada en un formulario sujeto a la Ley de Reducci¨®n de Tr¨¢mites, a menos que el mismo muestre un n¨²mero de control v¨¢lido de la Office of Management and Budget (Oficina de Administraci¨®n y Presupuesto u OMB, por sus siglas en ingl¨¦s). Los libros o registros relacionados con un formulario o sus instrucciones tienen que ser conservados mientras su contenido pueda ser utilizado en la administraci¨®n de toda ley tributaria federal.
Por regla general, las declaraciones de impuestos y toda informaci¨®n pertinente son confidenciales, como lo requiere la secci¨®n 6103. No obstante, la secci¨®n 6103 permite o requiere que el IRS divulgue o provea tal informaci¨®n a otros, tal como se describe en el C¨®digo. Por ejemplo, la informaci¨®n facilitada en este formulario puede ser compartida con el Departamento de Justicia en casos de litigio civil y penal, con las ciudades, estados, el Distrito de Columbia, los estados libres asociados con los Estados Unidos y los territorios estadounidenses, a fin de ayudarlos en la aplicaci¨®n de las leyes tributarias respectivas. Podemos tambi¨¦n divulgar la informaci¨®n contenida en este formulario a otros pa¨ªses conforme a un tratado tributario, a las agencias del gobierno federal y estatal para hacer cumplir leyes penales federales no tributarias o a agencias federales encargadas de la aplicaci¨®n de la ley y a agencias federales de inteligencia para combatir el terrorismo.
El tiempo que se necesita para completar y presentar este formulario var¨ªa, dependiendo de las circunstancias individuales. El tiempo promedio que se estima para completar este formulario es 27 minutos. Si desea hacer alg¨²n comentario acerca de la exactitud de este estimado de tiempo o si tiene alguna sugerencia que ayude a que este formulario sea m¨¢s sencillo, por favor env¨ªenoslo. Puede enviar sus comentarios accediendo a IRS.gov/FormComments. O puede escribir al Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. No env¨ªe el Formulario 499R-2/W-2PR ni el Formulario W-3 (PR) a esta direcci¨®n. En vez de eso, vea Ad¨®nde enviar formularios en papel.
Future Developments
For the latest information about developments related to Form W-3 (PR) and its instructions, such as legislation enacted after they were published, go to IRS.gov/FormW3PR.
Forms, instructions, and publications in Spanish.
To download, see, or print forms, instructions, and publications available in Spanish, go to IRS.gov/SpanishForms.
What¡¯s New
Electronic filing of returns.
The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for mandatory electronic filing. Treasury Decision 9972, published February 23, 2023, amended Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing rules for certain information returns, including Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR.
Requirements for Forms W-2.
The regulations lowered to 10 the threshold at which you must file certain information returns electronically, including Forms 499R-2/W-2PR. To determine whether you must file information returns electronically, add together the number of information returns and the number of Forms 499R-2/W-2PR you must file in a calendar year. If the total is at least 10 returns, you must file them all electronically. The new threshold became effective for information returns required to be filed in calendar years beginning with 2024 (tax year 2023 Forms 499R-2/W-2PR).
Corrected information returns are treated separately and aren¡¯t included in calculating the number of information returns described above.
Form and publication changes for 2024.
Certain changes in forms and publications for 2024 have been incorporated in these instructions as discussed next.
Publications 51, 80, and 179.
Information specific to Pub. 51 (Circular A), Agricultural Employer¡¯s Tax Guide; Pub. 80 (Circular SS), Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands; and Pub. 179 (Circular PR), Gu¨ªa Contributiva Federal para Patronos Puertorrique?os (Federal tax guide for employers in Puerto Rico), has been included in the 2024 Pub. 15. Pub. 51, Pub. 80, and Pub. 179 are no longer available after 2023. A new Spanish-language Pub. 15 (sp) is available for any employer who prefers Spanish, whether they are located in the United States or any of its territories.
Form 941-SS.
Beginning with the first quarter of 2024, Form 941-SS is no longer available. Employers in the territories who had filed Form 941-SS must file Form 941, which has been adapted for their use. Any employer who prefers Form 941 and its instructions in Spanish, whether they are located in the United States or any of its territories, can file new Spanish-language Form 941 (sp).
MSRRA changes.
The Veterans Auto and Education Improvement Act of 2022, P.L. 117-333, section 18, enacted January 5, 2023, changed the residency rules for tax purposes for civililan spouses of servicemembers. Civilian spouses no longer need to have had the same tax residence as the servicemember before relocating in order to keep their prior residence. In addition, for any tax year of their marriage, servicemembers and their civilian spouses may elect to use the residence of the servicemember, the residence of the spouse, or the permanent duty station of the servicemember, regardless of the date on which the marriage of the spouse and the servicemember occurred. Go to Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA) for more information.
Form W-3C (PR) has been updated.
Updated Form W-3C (PR) was released on August 16, 2023. The form has a revision date (Rev. 8-2023) to the right of the bold W-3C (PR). Editorial updates were made to align the correction form with the current Form W-3 (PR).
Business Services Online (BSO) has been updated.
Additional levels of security are now required to access BSO employer services. If you haven¡¯t updated your credentials since March 25, 2023, you will need to update your credentials as soon as possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won¡¯t be able to use the services provided by BSO without having the new credentials and authentications for your account. New and current users should allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more information, go to the SSA¡¯s website at .
Disaster tax relief.
Disaster tax relief is available for those affected by recent disasters. For more information about disaster relief, go to IRS.gov/DisasterTaxRelief.
Reminders
Due date for filing with the Social Security Administration (SSA).
The due date for filing 2024 Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) with the Social Security Administration (SSA) is January 31, 2025, whether you file using paper forms or electronically.
Rejected wage reports from the SSA.
The SSA will reject Form 499R-2/W-2PR electronic and paper wage reports under the following conditions.
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Medicare wages and tips are less than the sum of social security wages and social security tips;
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Social security tax is greater than zero; social security wages and social security tips are equal to zero; and
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Medicare tax is greater than zero; Medicare wages and tips are equal to zero.
Additionally, Form 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR electronic and paper wage reports for household employers will be rejected under the following conditions.
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The sum of social security wages and social security tips is less than the minimum yearly earnings subject to social security and Medicare tax withholding for a household employee, and
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The Medicare wages and tips are less than the minimum yearly earnings subject to social security and Medicare tax withholding for a household employee.
If the above conditions occur in a wage report, an error message will alert the submitter to correct the report. If the above conditions occur in a paper wage report, the SSA will notify the employer by email or postal mail to correct the report and resubmit it to the SSA.
Household employers, see Pub. 926, Household Employer¡¯s Tax Guide.
Additional Medicare Tax.
In addition to withholding Medicare tax at 1.45%, an employer is required to withhold the 0.9% Additional Medicare Tax on any Federal Insurance Contributions Act (FICA) wages or compensation it pays to an employee in excess of $200,000 in a calendar year. An employer is required to begin withholding Additional Medicare Tax in the pay period in which it pays wages or compensation in excess of $200,000 to an employee and continue to withhold it until the end of the calendar year. Additional Medicare Tax is only imposed on the employee. There is no employer share of Additional Medicare Tax. All wages and compensation that are subject to Medicare tax are subject to Additional Medicare Tax withholding if paid in excess of the $200,000 withholding threshold.
For more information on Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ADMTfaqs.
Unless otherwise noted, references to Medicare tax include Additional Medicare Tax.
Business Services Online (BSO).
CAUTION: Business Services Online (BSO) has been updated. Additional levels of security are now required to access BSO employer services. If you haven¡¯t updated your credentials since March 25, 2023, you¡¯ll need to update your credentials as soon as possible, in order to prevent any delays in e-filing Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR. You won¡¯t be able to use the services provided by BSO without having the new credentials and authentications for your account. New and current users should allow at least 2 weeks to complete the registration process. For more information, go to the SSA¡¯s website at .
The SSA has enhanced its secure BSO website to make it easier to register and navigate. Use BSO¡¯s online fill-in forms to create, save, and submit Forms 499R-2/W-2PR and 499R-2c/W-2cPR to the SSA electronically. BSO lets you file these forms with state or local governments, distribute to your employees, and keep for your records. BSO generates Form W-3 (PR) automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR. You can also use BSO to upload wage files to the SSA, check on the status of previously submitted wage reports, and take advantage of other convenient services for employers and businesses. Visit the SSA¡¯s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at for more information about using BSO to save time for your organization. Here you¡¯ll also find forms and publications used for wage reporting, information about verifying employee social security numbers online, how to reach an SSA employer services representative, and more.
Preview BSO by viewing a brief online tutorial. Go to .
Military Spouses Residency Relief Act (MSRRA).
You may be required to report wages and taxes on a form different from the form you generally use if an employee claims residence or domicile under MSRRA in a different jurisdiction than one of the 50 states, the District of Columbia, American Samoa, the Commonwealth of the Northern Mariana Islands, Guam, Puerto Rico, or the U.S. Virgin Islands.
Under MSRRA, the spouse of an active duty servicemember (civilian spouse) may keep their prior residence or domicile for tax purposes (tax residence) when accompanying the servicemember spouse, who is relocating under military orders, to a new military duty station in one of the 50 states, the District of Columbia, or a U.S. territory.
For example, if a civilian spouse is working in Puerto Rico but properly claims tax residence in one of the 50 states under MSRRA, their income from services wouldn¡¯t be taxable income for Puerto Rico tax purposes. Federal income taxes should be withheld and remitted to the IRS. State and local income taxes may need to be withheld and remitted to state and local tax authorities. You should consult with state, local, or U.S. territory tax authorities regarding your withholding obligations under MSRRA.
However, for any taxable year of the marriage, the servicemember and the civilian spouse may elect to use the residence of the servicemember, the residence of the spouse, or the permanent duty station of the servicemember for purposes of taxation, regardless of the date on which the marriage of the spouse and the servicemember occurred.
In the previous example, the spouse would be allowed to elect to use the same residence as, or the permanent duty station of, the servicemember.
Severance payments.
Severance payments are wages subject to social security and Medicare taxes. As noted in section 15 of Pub. 15, Special Rules for Various Types of Services and Payments, severance payments are also subject to Federal Unemployment Tax Act (FUTA) tax.
Information about state tax requirements for employers.
If you¡¯re an employer in Puerto Rico, contact the Puerto Rico Department of the Treasury (Departamento de Hacienda de Puerto Rico) by sending a message through your account in Sistema Unificado de Rentas Internas (Internal Revenue Unified System (SURI)) or by calling 787-622-0123 and choosing option 5. Send any correspondence to:
Puerto Rico Department of the TreasuryP.O. Box 9024140
San Juan, PR 00902-4140
To locate your local Centros de Servicio al Contribuyente de Hacienda (Hacienda Taxpayer Service Center), go to and click on °ä´Ç²Ô³Ù¨¢³¦³Ù±ð²Ô´Ç²õ (Contact us).
Need Help?
Help with e-filing.
If you have questions about how to register or use BSO, call 800-772-6270 (or 800-325-0778 (TTY)) (toll free) to speak with an employer reporting technician at the SSA. The hours of operation are Monday through Friday from 7:00 a.m. to 5:30 p.m., Eastern time. You may also write to [email protected] for assistance. If you experience problems using any of the services within BSO, call 888-772-2970 (toll free) to speak with a systems operator in technical support at the SSA. To speak with the SSA¡¯s Employer Services Liaison Officer (ESLO) for Puerto Rico, call 212-264-3455 (not a toll-free number).
Employment tax information.
Detailed employment tax information is given in:
-
Pub. 15, Employer¡¯s Tax Guide;
-
Pub. 15-A, Employer¡¯s Supplemental Tax Guide;
-
Pub. 15-B, Employer¡¯s Tax Guide to Fringe Benefits;
-
Pub. 926, Household Employer¡¯s Tax Guide; and
-
Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, and its instructions.
You can also obtain more information on employment taxes by calling 800-829-4933 or by visiting IRS.gov/EmploymentTaxes.
How To Get Forms and Publications
Internet.
You can access IRS.gov 24 hours a day, 7 days a week, to:
-
Download, view, and order tax forms, instructions, and publications;
-
Research your tax questions online;
-
See answers to frequently asked tax questions;
-
Search publications online by topic or keyword;
-
View Internal Revenue Bulletins published in the last few years;
-
Sign up to receive local and national tax news by email; and
-
View Tax Topics that provide you information on federal and other tax information for residents of Puerto Rico. If you wish to see these topics, visit IRS.gov/TaxTopics. Look for ¡°900¡± series topics, which provide information for residents of Puerto Rico.
You can order forms, instructions, and publications at IRS.gov/OrderForms. For any other tax information, go to IRS.gov/Help/Tax-Law-Questions.
¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù file Forms W-3 (PR) printed from IRS.gov with the SSA. The SSA accepts only e-filed reports and the official red-ink versions (or approved substitute versions) of Form W-3 (PR). For information about electronic filing, see Electronic filing (e-file), later.
Walk-in.
You can make an appointment to visit our Taxpayer Assistance Centers (TACs) in the following locations:
City View Plaza II Bldg.48 Carr. 165 km. 1.2
Guaynabo, PR 00968-8000 DASE Building
Los Frailes Industrial Park
Ave Esmeralda Calle C #475
Guaynabo, PR 00969 Boulevard Plaza
3 Nicanor V¨¢zquez Suite 220
Humacao, PR 00791 Medical Emporium II 1st Floor Suite A-15
349 Avenida Hostos
Mayag¨¹ez, PR 00680 Business Unit
2050 Ponce Bypass #312
Ponce, PR 00716-1921 To make an appointment in any of the above locations, you may call 844-545-5640. The hours of operation are Monday through Friday from 8:30 a.m. to 4:30 p.m.
General Instructions
Purpose of form.
Use Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA. Be sure to use Form W-3 (PR) for the correct year and also keep a copy of Form W-3 (PR) for your records.
Form W-3 (PR) isn¡¯t used for meeting the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury. For more information on these requirements, go to .
¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù use these forms to report wages subject to U.S. income tax withholding. If you report this type of wages, use Form W-2 and Form W-3 to report U.S. income tax withheld as well as any other applicable employment taxes. See the General Instructions for Forms W-2 and W-3 for more information on how to report income subject to U.S. income taxes.
Who must file Form W-3 (PR).
Employers and other payers must file Form W-3 (PR) to transmit Form(s) 499R-2/W-2PR to the SSA.
Household employers.
You must file a Form W-3 (PR) even if filing only one Form 499R-2/W-2PR for one household employee. On Form W-3 (PR), check the ¡°Household¡± box in box a. For more information, see Schedule H (Form 1040) and its separate instructions. You must have an employer identification number (EIN). See Box c: Employer identification number (EIN), later.
Who may sign Form W-3 (PR).
A transmitter or sender (including a service bureau, reporting agent, paying agent, or disbursing agent) may sign Form W-3 (PR) (or use its personal identification number (PIN) on electronic filings) for the employer or payer only if the sender satisfies both of the following.
-
It¡¯s authorized to sign by an agency agreement (whether oral, written, or implied) that¡¯s valid under state law, and
-
It writes ¡°For (name of payer)¡± next to the signature (Form(s) W-3 (PR) that¡¯s filed on paper only).
Use of a reporting agent or other third-party payroll service provider doesn¡¯t relieve an employer of the responsibility to ensure that Forms 499R-2/W-2PR are furnished to employees and that Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) are filed with the SSA, correctly and on time.
If an authorized sender signs for the payer, the payer is still responsible for filing with the SSA, when due, a correct and complete Form W-3 (PR) and related Form(s) 499R-2/W-2PR and is subject to any penalties that result from not complying with these requirements. Be sure that the payer¡¯s name and employer identification number (EIN) are the same as those used on Form 941, Employer¡¯s QUARTERLY Federal Tax Return; Form 943, Employer¡¯s Annual Federal Tax Return for Agricultural Employees; Form 944, Employer¡¯s ANNUAL Federal Tax Return; or Schedule H (Form 1040), Household Employment Taxes, filed by or for the employer.
When to file.
Regarless of whether you file on paper or electronically, you must file Form 499R-2/W-2PR along with Form W-3 (PR) with the SSA by January 31, 2025. You may owe a penalty for each Form 499R-2/W-2PR you file late.
Note.
Contact the Puerto Rico Department of the Treasury to obtain the filing dates for Puerto Rican information returns.
Where to file paper forms.
Send Form(s) 499R-2/W-2PR with the entire page of Form W-3 (PR) to:
| If you mail Form W-3 (PR) using... | Then use the following address: |
|---|---|
| Regular mail | Social Security Administration Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0001 |
| Certified mail | Social Security Administration Direct Operations Center Wilkes-Barre, PA 18769-0002 |
| An IRS-approved private delivery service | Social Security Administration Direct Operations Center Attn: W-2 Process 1150 E. Mountain Dr. Wilkes-Barre, PA 18702-7997 |
Visit IRS.gov/PDS for a list of IRS-approved private delivery services.
¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù send cash, checks, money orders, or other forms of payment with Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) that you submit to the SSA. Employment tax forms (for example,Form 941, 943, or 944) and remittances must be sent to the IRS.
If you¡¯re required to file 10 or more Forms 499R-2/W-2PR with the SSA, you must e-file them. See Electronic filing (e-file), later.
Shipping and mailing.
Prepare and file Form(s) 499R-2/W-2PR either alphabetically by employees¡¯ last names or numerically by employees¡¯ social security numbers. ¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù staple or tape Form W-3 (PR) to Form(s) 499R-2/W-2PR or any Forms 499R-2/W-2PR to each other. ¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù fold either of these forms; send them to the SSA in a flat envelope. If you file more than one type of employment tax form, group Form(s) 499R-2/W-2PR of the same type with a separate Form W-3 (PR) for each same type and send them in separate groups. ¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù print Forms 499R-2/W-2PR using a double-sided printer setting.
Electronic filing (e-file).
The SSA encourages all employers to e-file. E-filing can save you time and effort and helps ensure accuracy. If you¡¯re required to file 10 or more Forms 499R-2/W-2PR with the SSA, you must e-file them. You may incur a penalty if you fail to e-file when required.
The Taxpayer First Act of 2019, enacted July 1, 2019, authorized the Department of the Treasury and the IRS to issue regulations that reduce the threshold for mandatory electronic filing. Treasury Decision 9972, published February 23, 2023, amended Regulations section 301.6011-2 to change the electronic filing rules for Form W-3 (PR).
The SSA¡¯s BSO website makes e-filing easy by providing two ways to submit your Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3 (PR).
-
If you need to file 50 or fewer Forms 499R-2/W-2PR or 25 or fewer Forms 499R-2c/W-2cPR at a time, you can use BSO to create them online. BSO guides you through the process of creating Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR, saving and printing them, and submitting them to the SSA when you¡¯re ready. You don¡¯t have to wait until you¡¯ve submitted Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR to the SSA before printing copies for your employees. BSO generates Form W-3 (PR) or W-3C (PR) automatically based on your Forms 499R-2/W-2PR or 499R-2c/W-2cPR.
-
If you need to file more than 50 Forms 499R-2/W-2PR or more than 25 Forms 499R-2c/W-2cPR, BSO¡¯s ¡°file upload¡± feature might be the best e-filing method for your business or organization. To obtain file format specifications, visit the SSA¡¯s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at , select Publications & Forms and click on Specifications for Filing Forms W-2 and W-2c Electronically (EFW2/EFW2C) and select the appropriate document. This information is also available by calling the SSA¡¯s Business Services Branch at 800-772-6270 (800-325-0778 (TTY)) (toll free).
If you file electronically, don¡¯t file the same information returns using paper forms.
For more information on electronic filing of Forms 499R-2/W-2PR and Forms W-3 (PR) with the SSA, visit the SSA¡¯s Employer W-2 Filing Instructions & Information website at .
The SSA¡¯s BSO e-filing system (see Electronic filing (e-file)), is an independent system from the electronic filing program offered by the Puerto Rico Department of the Treasury for employers and withholding agents. For more information on the filing requirements for using the Puerto Rico Department of the Treasury¡¯s electronic filing system, visit .
Waiver from e-filing.
If you¡¯re required to e-file, you can request a waiver from this requirement by filing Form 8508, Application for a Waiver from Electronic Filing of Information Returns. Submit Form 8508 to the IRS at least 45 days before the due date of Form 499R-2/W-2PR. See Form 8508 for information about filing this form.
Making corrections.
Use Form W-3C (PR), Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements, to transmit Form(s) 499R-2c/W-2cPR, Correcci¨®n al Comprobante de Retenci¨®n (Corrected withholding statement), or to make corrections to a previously filed Form W-3 (PR) with the SSA. For more details on how to correct a Form W-3 (PR) using Form W-3C (PR), see the Instructions for Form W-3C (PR).
See the instructions for Form 499R-2c/W-2cPR for more information on how to meet the filing requirements with the Puerto Rico Department of the Treasury.
Specific Instructions
Certain laws enacted in Puerto Rico that provide exemptions from Puerto Rico state income taxes don¡¯t apply for purposes of U.S. federal income tax as well as U.S. federal employment taxes. These exemptions can¡¯t be considered when completing U.S. federal individual and employment tax returns.
Form W-3 (PR) is read by machines, so type entries, if possible, or print as dark as possible. Send the entire page of Form W-3 (PR) with Form(s) 499R-2/W-2PR. Make all dollar entries without the dollar sign ($) and comma, but don¡¯t omit the decimal point (00000.00).
Amounts reported on related employment forms (for example, Form 499R-2/W-2PR, 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040)) should agree with the amounts reported in the pertinent boxes of Form W-3 (PR). If there are any differences, you may be contacted by the IRS and the SSA. Retain your reconciliation information for future reference. See Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040), later.
Box a: Kind of payer.
Check the box that applies. Check only one box (see Third-party sick pay, later, for an exception). If more than one box applies (except for ¡°third-party sick pay¡±), send each type of Form 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR).
941.
Check this box if you file Form 941 and no other category (except ¡°third-party sick pay¡±) applies. A church or church organization should check this box even if it isn¡¯t required to file Form 941 or Form 944. You would also check this box if in 2024 you timely notify the IRS of filing Form 941 for the first time instead of Form 944. For more information in regard to this, refer to the Instructions for Form 941 or the Instructions for Form 944.
943.
Check this box if you¡¯re an agricultural employer and file Form 943 and you¡¯re sending Form(s) 499R-2/W-2PR for agricultural employees. For nonagricultural employees, send their Form(s) 499R-2/W-2PR with a separate Form W-3 (PR), checking the appropriate box.
944.
Check this box if you file Form 944 and no other category (except ¡°third-party sick pay¡±) applies.
Household.
Check this box if you¡¯re a household employer sending Form(s) 499R-2/W-2PR for household employees, and you didn¡¯t include the household employee¡¯s taxes on Form 941, 943, or 944.
Third-party sick pay.
Check this box if you¡¯re a third-party sick pay payer (or are reporting sick pay payments made by a third party) filing Form(s) 499R-2/W-2PR with third-party sick pay reported in box 7 (¡°Wages¡±). ¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù check this box if the third-party payer is filing Form(s) 499R-2/W-2PR and you¡¯re only filing a recap form (on Form 8922; see Pub. 15-A for more details). If more than one box applies (for example, this box and the Form 941 box), check both boxes and file a single Form W-3 (PR) for the regular and third-party sick pay Form(s) 499R-2/W-2PR.
Box b: Total number of attached Forms 499R-2/W-2PR.
Enter the number of completed individual Form(s) 499R-2/W-2PR you¡¯re sending with this Form W-3 (PR). ¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù count void Forms 499R-2/W-2PR.
Box c: Employer identification number (EIN).
Enter the nine-digit number assigned to you by the IRS. This should be formatted as 00-0000000. The EIN you enter must be the same number you used on Form 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040). See Regulations sections 31.6051-1(a)(1)(i)(A) and 301.6109-4(b)(2)(iv). ¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù use a prior owner¡¯s EIN. An employer¡¯s EIN may not be truncated (with each of the first five digits of the nine-digit number replaced with an asterisk (*) or an X).
If you don¡¯t have an EIN when filing Form W-3 (PR), enter ¡°Applied For¡± in box c, not your social security number (SSN). You can get an EIN by applying online at IRS.gov/EIN or by faxing or mailing Form SS-4, Application for Employer Identification Number, to the IRS.
Boxes d and e: Employer¡¯s name and address.
Enter the employer¡¯s name (same name as shown on your Forms 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040)), street address, city, state, and ZIP code.
Box f: Other EIN used this year.
If you have used an EIN (including a prior owner¡¯s EIN) on Form 941, 943, or 944 submitted for 2024 that¡¯s different from the EIN reported in box c on Form W-3 (PR), enter the other EIN used. Agents generally report the employer¡¯s EIN in box f. If an agent is reporting for more than one employer, leave box f blank.
Employer¡¯s contact person, telephone number, fax number, and email address.
Include this information for use by the SSA if any questions arise during processing. The name of a contact person must be provided in case there are any questions in regard to the form during processing. The employer¡¯s phone number, fax number, and email address need to be provided. The SSA will notify the employer by email or postal mail to correct and resubmit reports from the information provided on Form W-3 (PR).
Payroll service providers need to enter their client¡¯s information for these fields.
Boxes 1¨C4 and 6¨C16.
Enter the amounts from the corresponding totals from the Form(s) 499R-2/W-2PR you¡¯re sending with this Form W-3 (PR).
Box 13.
Apart from the Medicare tax withheld, also include in this box the total amount of Additional Medicare Tax withheld, if any. For more information about Additional Medicare Tax, go to IRS.gov/ADMTfaqs.
Reconciling Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040)
Reconcile the amounts shown in boxes 10, 12a, and 14 from all 2024 Forms W-3 (PR) with their respective amounts from the yearly totals of the quarterly Forms 941, or annual Forms 943, 944, and Schedule H (Form 1040). When there are discrepancies between amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR and W-3 (PR) filed with the SSA and Forms 941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040) filed with the IRS, you will be contacted to resolve the discrepancies.
To reduce the discrepancies between amounts reported on Forms 499R-2/W-2PR and W-3 (PR), and Forms 941, 943, 944, and Schedule H (Form 1040):
-
Be sure that the amounts on Form W-3 (PR) are the total amounts from Form(s) 499R-2/W-2PR.
-
Reconcile Form W-3 (PR) with your four quarterly Forms 941 (or annual Forms 943, 944, and Schedule H (Form 1040)) by comparing amounts reported for:
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Social security wages, Medicare wages and tips, and social security tips (boxes 10, 12a, and 14). Form W-3 (PR) should include Form 941 or Forms 943, 944, or Schedule H (Form 1040) adjustments only for the current year. You can¡¯t report on the current year Form W-3 (PR) adjustments from Forms 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040) that include adjustment amounts for a prior year.
-
Social security and Medicare taxes (boxes 11 and 13). The amounts shown on the four quarterly Forms 941 (or annual Form 943, Form 944, or Schedule H (Form 1040)), including current year adjustments, should be approximately twice the amounts shown on Form W-3 (PR).
Amounts reported on Form(s) 499R-2/W-2PR, W-3 (PR), 941, 943, 944, or Schedule H (Form 1040) may not match for valid reasons. If the amounts don¡¯t match, you should determine that the reasons are valid. Keep your reconciliation in case there are inquiries from the IRS or the SSA.
We ask for the information on Form W-3 (PR) to carry out the Internal Revenue laws of the United States. We need it to figure and collect the right amount of tax. Section 6051 and its regulations require you to furnish wage and tax statements to employees, the Social Security Administration, and the Internal Revenue Service. Section 6109 requires you to provide your employer identification number (EIN). Failure to provide this information in a timely manner, or providing false or fraudulent information may subject you to penalties.
You are not required to provide the information requested on a form that is subject to the Paperwork Reduction Act unless the form displays a valid OMB control number. Books or records relating to a form or its instructions must be retained as long as their contents may become material in the administration of any Internal Revenue law.
Generally, tax returns and return information are confidential, as required by section 6103. However, section 6103 allows or requires the Internal Revenue Service to disclose or give the information shown on your tax return to others as described in the Code. For example, we may disclose your tax information to the Department of Justice for civil and/or criminal litigation, and to cities, states, the District of Columbia, and U.S. commonwealths and territories for use in administering their tax laws. We may also disclose this information to other countries under a tax treaty, to federal and state agencies to enforce federal nontax criminal laws, or to federal law enforcement and intelligence agencies to combat terrorism.
The time needed to complete and file this form will vary depending on individual circumstances. The estimated average time is 27 minutes. If you have comments concerning the accuracy of this time estimate or suggestions for making this form simpler, we would be happy to hear from you. You can send your comments from IRS.gov/FormComments. Or you can write to the Internal Revenue Service, Tax Forms and Publications Division, 1111 Constitution Ave. NW, IR-6526, Washington, DC 20224. ¶Ù´Ç²Ô¡¯³Ù send Form(s) 499R-2/W-2PR or W-3 (PR) to this address. Instead, see Where to file paper forms, earlier.