C? ch? ghi s? sách ti?n d?ng s? g?m ch?a b?n tóm l??c nh?ng giao d?ch th??ng m?i. Th??ng thì giao d?ch th??ng m?i ???c tóm t?t trong nh?ng s? sách có tên g?i nh?t k? và s? cái. Qu? v? có th? mua lo?i s? này ? ti?m bán v?n phòng ph?m hay ti?p li?u v?n phòng t?i ??a ph??ng.
Nh?t k? là cu?n s? dùng ?? ghi l?i m?i giao d?ch th??ng m?i ?? nêu trong tài li?u ch?ng minh. Qu? v? có th? ph?i dành quy?n nh?t k? riêng cho nh?ng giao d?ch x?y ra th??ng xuyên.
S? cái là cu?n s? ghi t?ng giá tr? t? t?t c? các nh?t k?. Tài li?u này ???c s?p x?p thành nhi?u tr??ng m?c khác nhau.
H? s? ?i?n t?: T?t c? các ?òi h?i áp d?ng cho s? sách và h? s? b?ng gi?y c?ng áp d?ng cho h? s? kinh doanh ???c l?u gi? s? d?ng nhu li?u k? toán ?i?n t?, nhu li?u ??a ?i?m bán hàng, nhu li?u tài chánh hay b?t c? h? th?ng h? s? ?i?n t?nào khác. H? th?ng ?i?n t?ph?i cung c?p m?t h? s? ??y ?? và chính xác v? d? li?u c?a qu? v? mà IRS có th? vào xem ???c.
Qu? v? ch?n cách gi? s? g?c (s? ghi chép vi?c chi thu h?ng ngày) hay là s? cái (s? ghi chép vi?c chi thu cu?i cùng) b?ng gi?y hay b?ng ?i?n t? và cách qu? v? l?u gi? nh?ng s? sách này s? tùy thu?c vào lo?i kinh doanh c?a qu? v?. Thí d?: C? ch? ghi s? sách c?a doanh nghi?p nh? có th? bao g?m nh?ng m?c sau ??y.
- S? chi phi?u th??ng m?i
- Tóm l??c kho?n ti?n m?t thu vào hàng ngày và hàng tháng
- Nh?t k? c?p phát chi phi?u
- T? l??c toán kh?u hao
- H? s? v? thù lao c?a nh?n viên
L?u ?: H? th?ng ghi nh?n các giao d?ch th??ng m?i s? hi?u qu? h?n n?u qu? v? tu?n hành l? l?i l?u s? sách ti?n d?ng. Thí d?: Ghi l?i phí t?n vào lúc chi tiêu, và ??nh r? ngu?n c?a các kho?n thu nh?p ?? l?u h? s?. Nói chung, t?t nh?t nên ghi nh?n giao d?ch ??u ??n hàng ngày. Mu?n bi?t th?ng tin ph? tr?i v? cách ghi giao d?ch th??ng m?i vào s?, qu? v? nên tham kh?o ?n Ph?m 583, Khai Tr??ng Doanh Nghi?p và L?u Gi? H? S? (ti?ng Anh).