一個好的記帳系統應包括一份您業務交易的總結。業務總結通常記錄在日記帳或分類帳裡。 這種帳本在文具店或辦公室用品店均有出售。
日记帐(Journal)是一本记录您的佐证文件上的每一笔业务交易的帐册。对於常有的交易，您可能需要记在分类的日记帐裡。
分类帐(Ledger)是一本包含您所有日记帐册的匯总帐本。它以不同的帐目归类。
电子记录(Electronic Records)：适用於书面帐册与资料记录的所有规定也适用於使用电子会计软体、销售点软体、金融软体或其他任何电子记录系统的商业记录。电子系统必须提供您的资料的完整正确记录，而且要能够让国税局查阅。
您是保存書面還是電子日誌和分類帳以及保持記錄的方式，視您的業務類型而定。例如，小型公司的記帳系統可能會包含以下項目：
- 商业支票簿
- 每日和每月现金收入的匯总
- 支票支付日记帐
- 折旧试算表
- 员工酬劳记录
备註：如果您遵循良好的記帳習慣，您的記帳系統就會更加有效。 例如，應隨時記錄費用的支出，並寫明所記收入的來源。 一般來說，每天都記錄業務交易是最佳的方式。 如需有關如何記錄您業務交易的更多資訊，請參閱 583号刊物【创立公司并保存资料记录】（英文）。