B?n có th? ch?n b?t k? h? th?ng l?u gi? h? s? nào phù h?p v?i doanh nghi?p c?a mình, h? th?ng này th? hi?n r? ràng thu nh?p và chi phí c?a b?n. Doanh nghi?p c?a b?n ?nh h??ng ??n lo?i h? s? b?n c?n l?u gi? cho m?c ?ích thu? liên bang. H? th?ng l?u gi? h? s? c?a b?n ph?i bao g?m b?n tóm t?t các giao d?ch kinh doanh c?a b?n. B?n tóm t?t này th??ng ???c l?p trong s? sách kinh doanh c?a b?n (ví d?: s? nh?t k? và s? cái k? toán). S? sách c?a b?n ph?i th? hi?n t?ng thu nh?p c?ng nh? các kho?n kh?u tr? và tín thu? c?a b?n. ??i v?i h?u h?t các doanh nghi?p nh?, tài kho?n thanh toán kinh doanh là ngu?n chính ?? ghi chép vào s? sách kinh doanh.
M?t s? doanh nghi?p ch?n s? d?ng các ch??ng trình ph?n m?m k? toán ?i?n t? (ti?ng Anh) ho?c m?t s? lo?i h? th?ng ?i?n t? khác ?? thu th?p và s?p x?p h? s? c?a h?. Ch??ng trình ph?n m?m k? toán ?i?n t? ho?c h? th?ng ?i?n t? mà b?n ch?n ph?i ?áp ?ng các nguyên t?c l?u gi? h? s? c? b?n gi?ng nh? ?? ?? c?p ? trên. T?t c? các yêu c?u áp d?ng cho s? sách và h? s? b?n c?ng c?ng áp d?ng cho h? s? ?i?n t?. ?? bi?t th?ng tin chi ti?t h?n, h?y tham kh?o ?n ph?m 583, Kh?i nghi?p kinh doanh và L?u gi? h? s? (ti?ng Anh).
Tài li?u h? tr? doanh nghi?p
Các giao d?ch mua, bán, b?ng l??ng và các giao d?ch khác mà b?n có trong doanh nghi?p c?a mình s? t?o ra các tài li?u h? tr?. Các tài li?u h? tr? bao g?m biên lai bán hàng, hóa ??n ?? thanh toán, hóa ??n, biên nh?n, biên lai g?i ti?n và séc ?? h?y. Các tài li?u này ch?a th?ng tin b?n c?n ghi vào s? sách c?a mình. ?i?u quan tr?ng là ph?i l?u gi? các tài li?u này vì chúng h? tr? các m?c nh?p trong s? sách và t? khai thu? c?a b?n. B?n nên l?u gi? chúng theo th? t? và ? n?i an toàn. Ví d?, h?y s?p x?p chúng theo n?m và lo?i thu nh?p ho?c chi phí.
Sau ??y là m?t s? lo?i h? s? b?n nên l?u gi?:
- T?ng doanh thu là thu nh?p b?n nh?n ???c t? doanh nghi?p c?a mình. B?n nên gi? các tài li?u h? tr? cho th?y s? ti?n và ngu?n g?c c?a t?ng doanh thu. Tài li?u v? t?ng doanh thu bao g?m:
- B?ng ghi ti?n m?t
- Th?ng tin k? g?i (ti?n m?t và bán tín d?ng)
- S? biên nh?n
- Hóa ??n
- M?u 1099-MISC
- Mua hàng là các m?t hàng b?n mua và bán l?i cho khách hàng. N?u b?n là nhà s?n xu?t ho?c nhà ch? t?o, ?i?u này bao g?m chi phí c?a t?t c? các nguyên li?u th? ho?c b? ph?n ???c mua ?? s?n xu?t thành s?n ph?m hoàn thi?n. Các tài li?u h? tr? c?a b?n ph?i xác ??nh ng??i nh?n ti?n, s? ti?n ?? thanh toán, b?ng ch?ng thanh toán, ngày phát sinh và bao g?m m? t? v? m?t hàng ?? ch?ng minh r?ng s? ti?n ?ó là ?? mua hàng. Các tài li?u mua hàng bao g?m nh?ng n?i dung sau:
- Séc ?? h?y ho?c các tài li?u khác ph?n ánh b?ng ch?ng thanh toán/chuy?n ti?n ?i?n t?
- Biên nh?n b?ng máy tính ti?n
- Biên nh?n và b?n sao kê th? tín d?ng
- Hóa ??n
- Ghi chú: Có th? c?n k?t h?p nhi?u tài li?u h? tr? ?? ch?ng minh t?t c? các y?u t? c?a giao d?ch mua.
- Chi phí là chi phí b?n ph?i ch?u (ngoài chi phí mua hàng) ?? duy trì ho?t ??ng kinh doanh c?a mình. Các tài li?u h? tr? c?a b?n ph?i xác ??nh ng??i nh?n ti?n, s? ti?n ?? thanh toán, b?ng ch?ng thanh toán, ngày phát sinh và bao g?m m? t? v? m?t hàng ?? mua ho?c d?ch v? ?? nh?n cho th?y s? ti?n ?ó là chi phí kinh doanh. Các tài li?u v? chi phí bao g?m:
- Séc ?? h?y ho?c các tài li?u khác ph?n ánh b?ng ch?ng thanh toán/chuy?n ti?n ?i?n t?
- Biên nh?n b?ng máy tính ti?n
- Báo cáo tài kho?n
- Biên nh?n và sao kê th? tín d?ng
- Hóa ??n
- Ghi chú: Có th? c?n k?t h?p nhi?u tài li?u h? tr? ?? ch?ng minh t?t c? các y?u t? c?a chi phí.
- Chi phí ?i l?i, v?n chuy?n, gi?i trí và quà t?ng
N?u b?n kh?u tr? chi phí ?i l?i, gi?i trí, quà t?ng ho?c v?n chuy?n, b?n ph?i có kh? n?ng ch?ng minh (xác minh) m?t s? y?u t? chi phí nh?t ??nh. ?? bi?t thêm th?ng tin, h?y tham kh?o ?n ph?m 463, Chi phí ?i l?i, Gi?i trí, Quà t?ng và Xe h?i (ti?ng Anh).
- Tài s?n là c?a c?i, ch?ng h?n nh? máy móc và ?? n?i th?t, mà b?n s? h?u và s? d?ng trong doanh nghi?p c?a mình. B?n ph?i l?u gi? h? s? ?? xác minh m?t s? th?ng tin nh?t ??nh v? tài s?n doanh nghi?p c?a mình. B?n c?n h? s? ?? tính kh?u hao hàng n?m và l?i ho?c l? khi bán tài s?n. Tài li?u v? tài s?n ph?i hi?n th? th?ng tin sau:
- Khi nào và cách b?n có ???c tài s?n
- Giá mua
- Chi phí c?a b?t k? c?i ti?n nào
- Kh?u tr? ???c th?c hi?n theo ?o?n 179
- Các kho?n kh?u tr? ???c th?c hi?n ?? kh?u hao
- Các kho?n kh?u tr? ???c th?c hi?n cho m?t mát do thi?t h?i, ch?ng h?n nh? m?t mát do h?a ho?n ho?c b?o
- Cách b?n ?? s? d?ng tài s?n
- Khi nào và cách b?n x? l? tài s?n
- Giá bán
- Chi phí bán hàng
- Các tài li?u sau ??y có th? hi?n th? th?ng tin này:
- Hóa ??n mua hàng và bán hàng
- Báo cáo k?t thúc giao d?ch b?t ??ng s?n
- Séc ?? h?y ho?c các tài li?u khác xác ??nh ng??i nh?n, s? ti?n và b?ng ch?ng thanh toán/chuy?n ti?n ?i?n t?
- Thu? vi?c làm
Có nh?ng h? s? thu? vi?c làm c? th? mà b?n ph?i l?u gi?. L?u gi? t?t c? h? s? vi?c làm trong ít nh?t b?n n?m. ?? bi?t thêm th?ng tin, h?y tham kh?o L?u gi? h? s? cho ch? lao ??ng&苍产蝉辫;惫à ?n ph?m 15 , Th?ng t? E H??ng d?n thu? cho Ch? lao ??ng (ti?ng Anh).