您可以選擇任何一種適合您的生意並且能夠清楚顯示您的收入與支出的記帳系統。 除了某些例外情況，法律並無規定必須用哪一種方法記帳。 但是您生意的種類會影響到您报税所需的記帳類型。 您的記帳系統也應該包含您業務交易的總結。 這個總結通常是記錄在您的生意帳冊上（例如會計日記帳及分類帳）。 您的帳本必須顯示您的总收入，以及您的各項支出和扣抵。對大部分的小型公司來說，帳冊上的記錄主要是來自於商業支票簿。
某些公司选择使用电子会计软体程式(英文)或其他类型的电子系统来擷取和整理他们的记录。您选择的电子会计软体程式或电子系统应该符合上述同样的基本资料保留原则。适用於书面帐册与资料记录的所有规定也适用於电子记录。详情请参阅583号刊物【创立公司并保存资料记录】(英文)。
佐证的业务文件
您的企業所做的購買、銷售、工資和其它交易都會產生佐證文件，像是发票和收據。佐證文件包括銷售單據、已支付的帳單、发票、收據、存款單和回籠支票。這些文件提供了您需要記在您帳冊上的內容。這些文件能夠佐證您的帳冊和稅表上的條目，因此務必善加保存。 您應有條理地保存這些文件，將它們放置在安全的地方。 例如，您可以按年度以及收支類型來將這些文件整理歸類。
以下是几类您应保存的记录：
- 总收入是指從您的生意所得到的收入。您應保存可以佐證您总收入的金額與來源的文件。总收入的文件包含如下：
- 收银机的结帐纸带
- 存款资讯（现金和信用销售）
- 收据本
- 发票
- 1099-MISC表
- 採购是指您購入再出售的物品。如果您是生產商或製造商，這包括購買所有原料，或是購買用於製作成品的零部件的費用。您的證明文件應註明收款人、支付金額、付款凭證、發生日期, 並附上物品說明, 以證明該筆款項是用於購買的物品。採购的文件包含如下：
- 回笼支票或是其他付款证据／电子资金转帐的文件
- 收银机的结帐纸带
- 信用卡收据和报表
- 发票
- 注:可能需要綜合證明文件來證實採购的所有要素。
- 支出是指您做生意時的所化的費用（購買除以）。您的證明文件應註明收款人、支付金額、付款凭證、支付日期, 並包括對所購物品或所獲服務的描述, 以證明該金額為商業支出。支出的文件包含如下：
- 回笼支票或是其他註明付款证据／电子资金转帐的文件
- 收银机的结帐纸带收據
- 帐户对帐单
- 信用卡收据和报表
- 发票
- 注:可能需要综合证明文件来证实支出费用的所有要素。
- 差旅、交通、娱乐招待和馈赠支出 如果您在税表上扣除差旅、娱乐招待、馈赠或交通等费用，您必须要能证明（证实）化费的具体内容。有关如何证明某些业务支出的更多资讯，请参阅463号刊物【差旅、娱乐招待、赠礼和车辆费用】(英文)。
- 资产是指您擁有並用在生意上的財產，像是機器和傢俱等。您必須保留某些能證明您生意资产的記錄。您需要用這些記錄來計算年度折舊，以及在出售资产時計算盈虧。资产的文件包含如下：
- 您何時以及如何取得资产
- 购买价格
- 做任何改良的费用
- 已申报過的179條资产扣除總額
- 已申报過的折舊扣除總額
- 已申报過的災害損失，例如火災或暴風雨造成的損失扣除總額
- 您的资产使用
- 处置方法以及处置时间
- 售出价格
- 出售费用
- 下列文件可能会包括上述资料。
- 採购和銷售的发票
- 房地产成交明细表
- 回笼支票或是其他註明收款人、金额、付款证据／电子资金转帐的文件
- 就业税
您必須保留特定的就业税記錄。保留所有雇用記錄至少四年。欲瞭解詳情，請參閱雇主记录保留及15号刊物（通告贰）《僱主税务指南》(英文)。