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Planificar qu¨¦ hacer ante un desastre es una parte importante de estar preparado. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en ingl¨¦s) le recomienda a los contribuyentes a salvaguardar sus registros. El seguir unos simples pasos le puede ayudar a los contribuyentes y a los negocios a proteger los registros financieros y tributarios en caso de que ocurra un desastre.

A continuaci¨®n, se comparten algunos consejos para las personas f¨ªsicas y los negocios sobre c¨®mo prepararse para un desastre.

Tome ventaja del mantenimiento de registros electr¨®nicos para los registros financieros y tributarios

Muchas personas reciben los estados de cuenta bancaria y los documentos bancarios por correo electr¨®nico. Este m¨¦todo es una excelente forma de mantener seguros los registros financieros. Los registros tributarios importantes, como los Formularios W-2, las declaraciones de impuestos y dem¨¢s documentos en papel pueden escanearse y pasarse a formato electr¨®nico.

Aseg¨²rese de hacer copias de seguridad de los archivos electr¨®nicos y almacenarlos en un lugar seguro. Hacer duplicados y mantenerlos en un lugar aparte es una buena pr¨¢ctica para su negocio. Otras opciones incluyen copiar los archivos en un CD o DVD. Adem¨¢s, muchas tiendas al detalle venden paquetes con programas de computadoras que puede utilizar para archivar documentos.

Al escoger un lugar para mantener los registros importantes suyos, la cercan¨ªa a su hogar no debe ser su preocupaci¨®n principal. Tenga en cuenta que, cuando un desastre afecta su hogar, es posible que otras instalaciones cercanas se vean afectadas tambi¨¦n, lo que podr¨ªa dificultar o hasta imposibilitar que recupere los registros.

Documentos valiosos y equipo del negocio

El IRS ofrece cuadernos sobre las p¨¦rdidas en desastres para las personas f¨ªsicas (Publicaci¨®n 584SP, Registro de P¨¦rdidas por Hechos Fortuitos (Imprevistos), Desastres y Robos), y para los negocios (Publicaci¨®n 584-B, Cuaderno de registro de p¨¦rdidas por hechos fortuitos, desastres y robos para negocios (en ingl¨¦s)), que pueden servirle para compilar una lista de las pertenencias y equipo comercial en todos los espacios de la propiedad. Esto le permitir¨¢ recordar y demostrar el valor del mercado de los art¨ªculos para prop¨®sitos de reclamaciones al seguro y por p¨¦rdidas fortuitas.

Una opci¨®n es fotografiar o filmar los contenidos de su hogar y/o su negocio, sobre todo los art¨ªculos de mayor valor. Se aconseja que le pida guardar las fotos a un amigo o familiar que viva lejos de la zona geogr¨¢fica que est¨¦ en riesgo.

Consulte sobre las fianzas fiduciarias

Se aconseja que los empleadores que utilicen proveedores de servicios de n¨®mina les pregunten si tienen una fianza fiduciaria. Mediante esta fianza, podr¨ªa protegerse al empleador en caso de incumplimiento por parte de dicho proveedor.

Planificaci¨®n de la continuidad de operaciones para los negocios

Por lo general, cuanta m¨¢s planificaci¨®n de emergencia se haga, m¨¢s r¨¢pido podr¨¢ la compa?¨ªa retomar las actividades comerciales luego de un desastre. Comience a planificar ahora mismo para aumentar las posibilidades de que su compa?¨ªa sobrevivir¨¢ y se recuperar¨¢. Revise sus planes de emergencia todos los a?os. As¨ª como su negocio cambia con el pasar del tiempo, tambi¨¦n cambian las necesidades de la preparaci¨®n. Cuando contrata a nuevos empleados o cuando se producen cambios en las funciones de la compa?¨ªa, es aconsejable que actualice los planes y que se lo informe a las personas que trabajan con usted.

Estar preparado para desastres ofrece ventajas s¨®lidas. Las siguientes estrategias de preparaci¨®n son comunes para todos los desastres. Usted solo planifica una vez y puede aplicar el plan para todos los tipos de peligro.

• Inf¨®rmese sobre los peligros y las emergencias, y aprenda qu¨¦ debe hacerse ante cada peligro espec¨ªfico.
• Elabore un plan de emergencia.
• Ent¨¦rese sobre d¨®nde debe buscar refugio ante todos los tipos de peligros.
• Haga copias de seguridad de los sistemas de computadora de forma frecuente.
• Decida c¨®mo se comunicar¨¢ con los empleados, los clientes y dem¨¢s personas.
• Utilice celulares, comunicadores port¨¢tiles o dem¨¢s dispositivos que no dependan de la electricidad como refuerzos para su sistema de telecomunicaciones.
• Recopile y construya un equipo de suministros para desastres. Incluya un generador port¨¢til.
• Identifique los sistemas de advertencia comunitarios y rutas de evacuaci¨®n.
• Agregue la informaci¨®n requerida sobre la comunidad y los planes de las escuelas.
• Practique y mantenga el plan.

Actualice los planes de emergencia

Los planes de emergencia deben revisarse todos los a?os. Las situaciones personales y comerciales cambian con el tiempo, as¨ª como las necesidades de la preparaci¨®n. Los contribuyentes que son personas f¨ªsicas deben asegurarse de guardar los documentos que todos deben conservar, como los Formularios W-2, los informes de cierre del hogar y los registros del seguro. Cuando los empleadores contratan a nuevos empleados o cuando la compa?¨ªa o la organizaci¨®n cambia sus funciones, se deben actualizar los planes como corresponda, y se debe informar a los empleados sobre los cambios.

Aseg¨²rese de tener un medio para recibir la informaci¨®n sobre las condiciones del tiempo severas. Si tiene una radio del tiempo de la Oficina Nacional de Administraci¨®n Oce¨¢nica y Atmosf¨¦rica (NOAA, por sus siglas en ingl¨¦s), col¨®quele pilas nuevas. Cerci¨®rese de saber c¨®mo proceder si se avecina mal tiempo que pueda ser peligroso.

Cuente con el IRS

Con posterioridad inmediata a un hecho fortuito, usted puede solicitar la copia de una declaraci¨®n y todos los anexos (incluido el Formulario W-2) mediante el Formulario 4506, Solicitud de copia de la declaraci¨®n de impuestos (en ingl¨¦s) PDF.

Si ¨²nicamente necesita informaci¨®n de su declaraci¨®n, puede ordenar una transcripci¨®n gratuita llamando al 800-829-1040 o utilizando el Formulario 4506-T, Solicitud de transcripci¨®n de una declaraci¨®n de impuestos (en ingl¨¦s) PDF. Las solicitudes de las transcripciones tambi¨¦n est¨¢n disponibles mediante las opciones en l¨ªnea y por correo que se encuentran en la p¨¢gina Ordenar °Õ°ù²¹²Ô²õ³¦°ù¾±±è³¦¾±¨®²Ô. Las transcripciones se encuentran disponibles para el a?o actual y las declaraciones tramitadas en los tres a?os anteriores. El sitio web IRS.gov es un recurso indispensable a la hora de prepararse para los desastres y recuperarse de ellos.