計劃發生災難時的做法是準備工作的重要組成部分。國稅局 (IRS) 鼓勵納稅人保護其記錄。一些簡單的步驟可帮助納稅人和企業在發生災難時保護財務和稅務記錄。
以下列出的是為个人和企業為災難做準備的提示。
利用无纸化保留记录方法来保存财务和税务记录
许多人透过电子邮件接收银行结算单和文件。这种方法是保护财务记录的良好方法。W-2s、报税表及其他紙質文件等重要稅務記錄可掃描成電子格式。
务必备份电子档案并将其储存到安全位置。製作副本并将其保存於单独的位置是一种良好的商业做法。其他选项包括将档案复製到光碟或 DVD。另外，许多零售商店出售可用於保留记录的电脑软体套件。
在选择保存重要记录的位置时，距家便利性不应是您的首要考虑因素。请记住，一场袭击您家房屋的灾难也可能影响附近的其他设施，因而使您很难甚至不可能快速擷取记录。
记录贵重物品和商务设备
國稅局 (IRS) 擁有適用於个人 (第 584 號出版物，意外事故死亡、災難和竊盜損失工作簿 (英文))和企業 (第 584-B 號出版物，企業意外事故死亡災難和竊盜損失工作簿 (英文)) 的災難損失工作簿，可帮助您彙編包含您的財物或商務設備的每個房間的清單。這將帮助您回憶並證明用於保險和意外事故死亡損失索賠的物品的市場價值。
一种选择是对您的住宅和/或公司内的物品进行拍照或录像，尤其是价值较高的物品。您应把照片存放在远离危险地区的朋友或家人处。
检查信託保证书
使用工资表服务提供者的僱主，应该询问提供者他们是否订有信託保证书。该保证书可以在工资表服务提供者违约情况下保护僱主。
公司营运计划的连续性
灾难后贵公司恢復业务的速度通常取决於今天完成的应急计划。立即开始计划，以提高贵公司生存和恢復的可能性。每年审核您的应急计划。正如您的公司会随着时间的推移而变化一样，您的準备需求也是如此。当您僱用新员工或公司运作方式发生改变时，您应该更新计划并通知员工。
為灾难做準备会带来真正的好处。以下是一切灾难中常见的準备策略。您只计划一次，并可将您的计划应用於所有类型的危害中。
- 瞭解危险和紧急情况，并学习如何应对特定的危害。
- 制定一份应急计划。
- 瞭解在哪裡寻求庇护以免受各种类型的危害。
- 定期备份您的电脑资料系统。
- 确定如何与员工、客户和其他人进行沟通。
- 使用手机、对讲机或其他不依赖电力的装置作為电信系统的备份。
- 收集并组装一套抗灾装备。包括一台便携式发电机。
- 标识社区警告系统和疏散路线。
- 包括社区的学校计划的必需资讯。
- 练习并维持您的计划。
更新应急计划
應每年審核應急計劃。个人和企業情況會隨著時間的推移而變化，因此準備需求也會隨之變化。个人納稅人應確保自己保存每个人都應保留的文件，包括 W-2s、房屋结算单和保险记录等。当雇主僱用新员工或公司或组织变更职能时，应相应地更新计划，并应将变更通知员工。
确保您有接收恶劣天气资讯的途径；如果您有 NOAA 天气收音机，请在其中装入新电池。确保您知道威胁天气来临时的做法。
依賴國稅局 (IRS)
发生意外事故死亡后，您可立即使用表格 4506，請求报税表副本 (英文) PDF請求报税表及所有附件的副本 (包括表格 W-2)。
如果您需要报税表上的資訊，可透過致電 (800) 829-1040 或使用「表格 4506-T，索取报税表謄本」(英文) PDF 预订一份免费的誊本。还可使用取得誊本頁面上的線上和郵寄選項請求謄本。為現年和前三年處理的报税表提供謄本。IRS.gov 是您為灾难做準备并从灾难中恢復时必不可少的资源。