W-2表
僱主必须填写，以电子或邮寄方式向申报，以及提供W-2表, 工資與稅務說明書（英文）给他们的员工，列出向每一位员工支付的全年工资及预扣税金。正确而且準时填写W-2表是非常重要的，因為员工的社会安全保险和联邦医疗保险的福利是基於表格W-2的资讯而计算的。
W-3表
需要申报W-2表的任何人也必須申报W-3表,工资与税务说明传送书(英文)，以此递交W-2表的A联给社会安全局。在相关的僱用税务表格上（年度中的941表 (英文)，943表(英文)，944表(英文) 或1040表附表H(英文) PDF 的申报總金額應該和W-3表上申报的金額相同。如果您有W-2表或W-3表上有关某个框格的问题，请参考W-2以及W-3表格的一般说明（英文），说明中提供了就每一个框格的详细解释。您索取W-2表时，记得也要索取W-3表。
当您向社会安全局(SSA) 以電子方式提交W-2表格时，无需提交W-3表格。他们的 将為您创建电子表格 W-3。
何時申报
您必須在 2025 年1月31日之前透過郵寄或電子方式向SSA提交表格W-2的A联单以及传送 W-3表（英文）。如果您已终止您的公司，则适用特殊截止日期。
您必须将W-2表的B，C及第2聯在2025年的1月31日前交給您的員工。如果表格的地址正確而且在截止日期或之前寄出，您就符合提供要求。如果一名員工在年底前離職，您可以在2025的年的1月31日前任何時間, 但不能遲於此時間, 將W-2表交给您的前任员工。如果您的员工向您索取W-2表，您必须在索取表格的30天内，或者在最后一次工资支付的30天内将B、C联及第2联交给员工。
電子申报要求
僱主申报10 份 (英文)以上的稅務資料申报表, 包括W-2表, 必須進行電子報稅，除非已取得國稅局的豁免。我們鼓勵所有的僱主使用電子申报W-2表。有关电子报税更多的资讯，请参阅W-2表和W-3表的一般说明（英文）以及主题801，主题802和主题803。您可以向社会安全局的取得更多有關電子申报W-2表和W -3的资讯，或是致电800-772-6270(TTY 800-325-0778)。
透过邮件提交
正式的W-2表是多联的一套表格。此六联单的表格提供使用者可能需要的各个W-2表（A联，第1联，B联，C联，第2联，及D联）。表格W-2和表格W-3的A联单邮寄地址也列於表格W-2和W-3的一般说明（英文） PDF中。您送至社会安全局的W-3表以及W-2表的A联必须採用官方红墨水版本（或批准的替代版本），并且可线上（英文）索取或致电800-TAX-FORM (800-829-3676) 索取。有關更多资讯，請參考W-2及W-3 表格的一般說明（英文）。製作一份W-3表的副本和每份W-2表的副本（A聯單 或D 联单），作為记录保存至少4年。
如适用，请将第1联送交您的州，市政府或当地的税务部门。请联络各州，市政府或当地税务部门取得相关规定及传送文件的资讯。
準备W-2表
- 请用黑色墨水打字输入所有的条目，如可能，请用12点【Courier】字体。条目的资料是由机器读取。不建议手写，草写或斜体字体。用黑色以外的输入的条目是无法被读取的。
- 不可使用美元($)的符號或逗點，使用小數點 (00000.00)。顯示金額的美分部分; 或放入0字表示沒有角或分的零頭。
- 不可做任何的涂改，划掉，或用修正液更改。A联绝不能有任何错误。如果您有错，请在"作废(VOID) "框格裡填上“X”，再重新使用另一份W-2表。不要在下一份W-2表上写上已"更正(corrected)”。
- 因為W-2表在單頁上列印了兩種表格, 請將整份A联页（此页用红色墨水列印）寄送给社会安全局(SSA)，即使中间有一份表格是空白或已经作废。不可将此页切开或折叠。不可将W-2表钉在一起，或与W-3钉在一起。
- 如果有不适用的框格，请留空白。
作更正
如果在将W-2寄出给社会安全局后，在员工的W-2表上发现错误，请补交一份W-2C表, 更正後的工資與稅務說明書（英文）。您在任何時間透過郵寄方式向社會安全局申报W-2C表格时应包括W-3C表, 更正後的工資與稅務說明傳送書（英文）。使用在线公司服务(BSO) 提交的 W-2 表格可以進行電子更正W-2C表格。