IRS 稅務提示 2022-183，2022 年 11 月 30 日
在準備納稅申报單時，費力地瀏覽一堆報表、收據和其他財務文件，對於那些沒有管理過他們的記錄的人來說可能會令人沮喪。透過瞭解他們需要保留什麼以及保留多長時間，人們可以全年設計一套良好的记录留存系統並使他們更容易申报納稅申报單。
良好的记录留存還可以帮助納稅人在收到 IRS 的信件或通知时瞭解他们的情况。
良好的記錄能夠帮助：
- 辨别收入来源。&苍产蝉辫;纳税人可能会从各种来源获得金钱或财产。这些记录可以分辨收入来源，并有助於分辨业务与非业务收入，以及分辨应税收入与非应税收入。
- 追踪费用。 納稅人可以使用記錄來分辨他們可以申領扣除額的費用。這將有助於判定是否要在申报時逐項列出扣除額。這還可以帮助他們發現可能被忽視的扣除額或稅務優惠。
- 填寫納稅申报單。 良好的記錄有助於納稅人快速準確地申报納稅申报單。納稅人在全年中應隨著收到稅務紀錄的同時增加至他們的檔案中，讓申报納稅申报單更加容易。
- 證明納稅申报單上申报的項目。 有條理的紀錄將使填寫納稅申报單更加容易，並在納稅申报單被選中進行檢驗或納稅人收到國稅局通知時能帮助提供回覆。
一般而言，應自納稅人申报納稅申报單之日起將記錄保留三年。納稅人應該建立一個系統，將所有重要資訊留存在一起。他們可以使用軟體程式進行電子記錄。他們還可以將紙本文件儲存在有標籤的檔案夾中。
要保留的记录包括：
- 税务相关纪录。&苍产蝉辫;这包含了来自所有僱主或付款人的薪资和收入报表，包括支付应用程式或卡片，例如表格 W-2、1099-K、1099-Misc、1099-NEC。其他紀錄包含了來自銀行的利息和股息單、失業補助金等特定政府補助金、其他收入文件和虛擬貨幣交易的紀錄等。納稅人還應保留收據、取消的支票和其他文件，以支持其納稅申报單中申报的收入、扣除額或稅務優惠。
- 國稅局信函、通知和上一年度的納稅申报單。 納稅人應保留他們從國稅局收到的上一年度納稅申报單和通知或信件的副本。這包含了對納稅人帳戶採取行動時的調整通知。
- 财产纪录。&苍产蝉辫;纳税人还应保留有关其处置或出售财产的记录。他们必须保留这些记录，以作為计算收益或损失的基础。
- 业务收入和支出。&苍产蝉辫;公司纳税人应该找到一种能够清楚準确地反映其总收入和支出的记帐方法。有僱员的纳税人必须在税款应缴日期或缴纳后（以较晚者為準）保留所有僱佣税记录至少四年。
- 健康保险。&苍产蝉辫;纳税人应留存自己及其家庭成员的医疗保险保障范围的记录。如果他们要申领保费税物优惠，他们将需要有关透过健康保险市场收到的任何预付款以及他们支付的保费的资讯。
有关如何準备报税的更多资讯，纳税人应瀏览 IRS.gov 的準备页面。