表格 W-9
如果您判断您付款的人是一位独立承包商，首先要做的是让承包商填写表格 W-9——请求纳税人识别号码和证明。此表格可用於请求收款人的正确姓名和纳税人识别号码，或简称 TIN。W-9 應在您的檔案中保留四年，以備將來在工作人員或 IRS 提出任何问题时用作参考。
表格 1099-NEC
自 2020 稅務年度開始，您必須使用表格 1099-NEC——非僱用报酬（英文）申报過去在表格 1099-MISC 方框 7 中申报的非僱員報酬（NEC）款项。表格 1099-MISC 和 1099-NEC 的说明（英文） PDF中提供了針對表格 1099-NEC 的申报人/發佈者的單獨說明。
付款人使用表格 1099-NEC 申报在貿易或業務過程中向他人支付的服務款項。
如果您針對分包商、律師或會計師等非您僱員的人支付了 600 美元或以上的費用，以支付當年提供的服務，則需要填寫表格 1099-NEC，並且必須在繳款後的次年 1 月 31 日之前向獨立承包商提供表格 1099-NEC 。您還必須在 1 月 31 日之前將此表格發送給 國稅局。
另請注意，獨立承包商可能有自己的員工或可能會僱用其他獨立承包商（分包商）。在任何一種情況下，他們都應該瞭解他們對這些勞工的稅務責任，包括申报和報告要求。
在特定情況下，表格 1099-NEC 不是必须的。这些例外情形列於表格 1099-MISC 和 1099-NEC 的说明（英文） PDF中。
备用预扣税和非税法定义居民预扣税
非僱员薪酬可能需要预扣税款。非薪资预扣税存在两种预扣类型：
- 根据《国内税收法》（IRC）3406（備用預扣稅）和 3402 的非薪資預扣稅。
- 根据《国内税收法》（IRC）1441 對非稅法定義居民預扣稅款。
如果美國人未按要求提供其纳税人识别号码（TIN），或 IRS 通知您收款人提供的 TIN 不正确且收款人未按照通知要求证明其 TIN，您必須從向美國人（个人或實體）支付的應申报非僱員薪酬中預扣 24%（備用預扣稅）。如果付款人需要扣除備用預扣稅，則必須申报表格 945——預扣聯邦所得稅年度納稅申报單。有關表格 945 的更多資訊，請參閱稅務主題 307——備用預扣稅以及出版物 15──E 号通知——僱主的税务指南（英文）。
獨立个人服務（稅務條約中常用的術語）是由獨立的非稅法定義居民承包商提供的个人服務，與僱員提供的服務不同。支付給這些人的款項可能需要繳納 30% 的預扣稅（非稅法定義居民預扣稅），除非稅務條約或法律規定了較低的稅率。如果您無法判斷收款人是外國人還是美國人，推定規則要求您將收款人視為非豁免美國人並扣除備用預扣稅。如果付款人需要申报表格 1042-S，则必须提交表格 1042——外國人的美國來源收入的年度預扣稅申报表（英文）。即使未實際預扣稅款，也需要申报表格 1042-S。有关向非税法定义居民支付的款项的预扣税的更多资讯，请参阅 NRA 预扣税（英文），出版物 515——對非稅法定義居民和外國實體預扣稅款（英文），以及出版物 901——美國稅務條約（英文）。
使用 IRIS 電子申报表格 1099
稅務資料申报表收取系統（IRIS）纳税人入口网站（英文）是一個讓您免費在線以電子方式提交 1099 表格的系統。這項免費電子申报服務是安全、準確且不需要特殊軟體的。這可能對目前向 IRS 發送紙本表格 1099 的任何小企業特別有帮助。透過納稅人入口網站，您可以遞交自動延期、進行更正並減少與紙本申报相關的費用。納稅人入口網站允許您透過輸入資訊或上傳 .csv 檔案來輸入資料以建立表格 1099。有關更多資訊，請參閱出版物 5717——IRS 入口网站使用者指南（英文） PDF。您可以繼續使用 “電子申报稅務資料申报表”（FIRE）系統申报您的稅務資料申报表。
使用 FIRE 電子申报
此電子申报稅務資料申报表（FIRE）（英文）系統是為金融機構和其他機構設定的，用於申报稅務資料申报表 1042-S、1098、1099、5498、8027 或 W-2G。稅務資料申报表能進行電子申报，然而，您必須擁有能夠按照出版物 1220 的要求以正確格式產生檔案的軟體。FIRE 不提供电子填入表格选项。
電子申报要求
修訂後的法規將僱主必須提交某些稅務資料申报表的門檻降至 10。例如，要求在 2024 年 1 月 1 日或之後提交的 1099 系列表格，最終法規（英文）
- 降低之前法規中規定的 250 份申报的門檻，一般要求在一個日曆年內提交 10 份或更多申报表的申报人進行電子申报。
- 最終條例要求申报人將條例涵蓋的幾乎所有稅務資料申报類型彙總，以確定申报人是否滿足10 份申报表的門檻，並需要以電子方式提交其稅務資料申报表。
爲此目的，必須將以下稅務資料申报表合在一起： 1042-S 表、1094 系列表、1095-B 表、1095-C 表、1097-BTC 表、1098 表、1098-C 表、1098-E 表、1098-Q 表、1098-T 表、1099 系列表、3921 表、3922 表、5498 系列表、8027 表、W-2G 表和 W-2 表。
如果您是提交 W-2 表（英文）（工資和稅款報表）的僱主，降低的門檻（英文）也同樣適用。僱主應訪問社會保障局的 “商業服務在線” （英文）,瞭解有關以電子方式提交W-2 的更多資訊。